Wikiup:WikiCon-Handbuch/Finanzen
Finanzen und Spendenakquise
Die Chapter geben Diskussionsvorschläge zu dem zur Verfügung stehenden Budget bekannt. Sie helfen bei der Aufteilung auf die verschiedenen Positionen wie Location, Catering, Unterbringung oder logistische Aufwendungen. Im Projektverlauf halten die Chapter die Budgetverwendung nach.
Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Ausgaben verhältnismäßig sind und zu dem bodenständigen Charakter einer Freiwilligenkonferenz passen. Es ist wichtig zu prüfen, wie die zu erwartenden Ausgaben gedeckt werden können. Da nur ein verhältnismäßig begrenztes Budget zur Verfügung steht, sollte geprüft werden, wie realistisch bestimmte Annahmen sind und wo gegebenenfalls Abstriche gemacht werden müssen.
Dem Team der Skillshare stand 2010 ein besonders geringes Budget zur Verfügung. Die Freiwilligen haben einen hohen Aufwand betrieben, um Vergünstigungen und Sachspenden zu erhalten. So wurden beispielsweise Mineralwasser, dessen Anlieferung und ein Abendessen für die Teilnehmenden durch jeweils unterschiedliche Partner unentgeltlich zur Verfügung gestellt.[1]
2012 wurde dem Dornbirner Team neben den Fördermitteln der Vereine auf Antrag ein Zuschuss (Grant) der Wikimedia Foundation gewährt.[2]
Es hat sich gezeigt, dass sich Geldspenden besonders gut über persönliche Kontakte einwerben lassen. Der Aufwand der Drittmittelakquise mit dem damit verbundenen ausführlichen Berichtswesen sollte nicht unterschätzt werden, teilweise sind Geldspenden mit weiteren Bedingungen verbunden. Daher empfiehlt es sich in jedem Fall, frühzeitig auf potenzielle Partner zuzugehen. Eine zunächst informelle telefonische Kontaktaufnahme erleichtern das Vorgehen. WMDE steht dem Team bei diesen Fragen unterstützend zur Seite. In den letzten Jahren konnte über die Chapter ein ausreichendes Budget für die WikiCon zur Verfügung gestellt werden.
Sachspenden werden häufig zur Verfügung gestellt. Oft wird von den Partnern lediglich die Wiedergabe des Firmenlogos auf der WikiCon-Projektseite oder im Programmheft erwartet. So haben die Teams in den vergangenen Jahren beispielsweise Säfte, alkoholische Getränke, Obst, Schlüsselbänder oder Stadtpläne erhalten. Es hat sich gezeigt, dass Getränke besonders leicht einzuwerben sind. Im Voraus sollte berücksichtigt werden, dass die Einwerbung von Spenden verschiedene Auswirkungen mit sich bringt.
Auf die WMDE-Sponsoringrichtlinien muss Rücksicht genommen werden. Zudem sollte das Team klären, wie sie gegenüber potenziellen Spendern auftreten oder ob die Freiwilligen die Kommunikation vorbereiten und dann einem Chapter den Versand überlassen.[3]
Einzelnachweise und Verweise
- ↑ Bilanz der Skillshare Konferenz.
- ↑ Antrag des Grants.
- ↑ Hier findet sich beispielhaft das 2018 verwendete WikiCon-Informationsschreiben für potentielle Partner.
