Wikiup:WikiCon-Handbuch/Helfendenkoordination
Helfendenkoordination
Es empfiehlt sich, mit der Helfendenplanung und -suche zwei bis drei Monate vor der WikiCon zu beginnen.
Zunächst sollte man sich Gedanken darüber machen, für welche Aufgaben zu welchen Zeiten Unterstützung benötigt wird. Die Planungstabelle von 2017 gibt einen Anhaltspunkt für die Anzahl der Freiwilligen in den verschiedenen Bereichen.
In der Regel finden sich genügend Helfende und die Arbeit ist schnell erledigt. Nur bei wenigen Aufgabengebieten war in der Vergangenheit ein mehrmaliger Aufruf erforderlich. Das große Engagement der Freiwilligen bei der Unterstützung vor Ort ist bemerkenswert.
Auf der WikiCon-Projektseite eine Tabelle anzulegen, in die sich Freiwillige für die verschiedenen Aufgabengebiete eintragen können, ist zweckmäßig. Sinnvoll ist auf der Planungsseite die Aufgaben zu beschreiben/auszuführen, was von dem Helfenden erwartet wird und welche Fähigkeiten derjenige mitbringen sollte. Hauptorganisierende sollten während der Konferenz ansprechbar sein und daher von bestimmten Tätigkeiten ausgenommen werden.
Der Einsatz von Raumengeln hat sich zur Unterstützung der Vortragenden etabliert. Diese Freiwilligen helfen bei technischen Problemen, achten auf die Zeit oder reichen bei Diskussionen das Mikrofon.
Einen Tag vor der Konferenz für die bereits angereisten Helfenden ein Treffen zu organisieren hat sich bewährt. Hierbei kann ein Überblick über Zuständigkeiten, logistische Abläufe und Rollen gegeben werden.
Für bestimmte Bereiche können schriftliche Briefings sinnvoll sein.[1]
In den vergangenen Jahren haben die Helfenden ein T-Shirt mit der Aufschrift „Team“ getragen. Somit war erkennbar, wer bei Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung steht.
2016 hat sich der Einsatz einer Telegram-Helfendengruppe als hilfreich erwiesen, um schnell Personen zur Unterstützung zu erreichen. Hierbei sollte berücksichtigt werden, dass nicht jeder dieses Medium nutzt.
