Wikiup:WikiCon-Handbuch/Teilnehmendenkoordination
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Teilnehmendenkoordination
Teilhabe aller Teilnehmender
Eine harmonische und wertschätzende Atmosphäre ist für alle Teilnehmenden von großer Bedeutung. Voraussetzungen hierfür sind unter anderem die barrierefreie Zugänglichkeit der Räumlichkeiten, bei Bedarf das Anbieten einer Kinderbetreuung, Rücksichtnahme auf Geschlechtervielfalt und die Gewährleistung eines störungsfreien Miteinanders.
In der Vergangenheit hat das Team eine Notfallnummer kommuniziert und Vertrauenspersonen benannt, an die sich Teilnehmende wenden konnten, wenn sie sich gestört oder belästigt fühlen. Um sich im Zweifel auf die Grundprinzipien des Miteinanders berufen zu können, musste 2017 mit der Anmeldung das Einverständnis mit einer Hausordnung erklärt werden.[1]
Viele Wikipedianerinnen und Wikipedianer legen großen Wert auf ihre Anonymität, was respektiert werden sollte. Einige Freiwillige möchten nicht fotografiert oder gefilmt werden.
Teilnehmendenkommunikation
Empfehlungen zum Umgang mit den Communitys sind im Abschnitt Communitykommunikation und Projektseiten ausgeführt.
Besonders kurz vor der WikiCon sollte sich das Team auf einige Rückfragen zur Teilnahme einstellen. Zur Beantwortung von E-Mail-Anfragen hat sich in der Vergangenheit das OTRS-System als hilfreich erwiesen.[2] Die Software ermöglicht, E-Mails mittels einer gemeinsamen Oberfläche zu beantworten.
Wenige Tage vor Beginn der WikiCon bietet es sich an, eine Rundmail mit organisatorischen Informationen, wie zur Anreise und Unterbringung, zu verschicken.
Messengerdienste wie beispielsweise die 2016 verwendete Telegram-Gruppe ermöglichen den Teilnehmenden, sich während der Konferenz innerhalb einer größeren Gruppe auszutauschen oder einen Ort für spontane Treffen zu finden. Das Team sollte berücksichtigen, dass diese Dienste zwar ergänzend nützlich sein können, jedoch nicht geeignet sind, um wichtige Mitteilungen zu versenden, die alle erreichen sollen.
Anmeldung
Ein guter Zeitpunkt zum Start der Anmeldung sind zwei bis drei Monate vor der Konferenz. Registrierungen laufend und auch noch während der WikiCon zu ermöglich hat sich etabliert.
In den vergangenen Jahren hat sich ein Umkostenbeitrag[3] von 20 Euro als zielführend erwiesen. Es handelt sich hierbei um einen symbolischen Beitrag sowie um eine Schutzgebühr für die Cateringaufwendungen. Erfahrungen zum Umgang im außerhalb des Euroraums liegen noch nicht vor.
Zur Verwaltung der Teilnehmendendaten ist es wünschenswert, zukünftig ein professionelles Tool zu verwenden. Ansonsten bietet sich die Verwendung von Google Formular an.
Bei der Registrierung sollten folgende Daten abgefragt werden:
- E-Mail-Adresse
- Name für Namensschild
- Teilnahmetage
- Rolle (Teilnehmerin, Helfer, Referentin, Vertreter eines Wikimedia-Vereins)
- An- und Abreisetag bei Buchung Hotelübernachtung durch WMDE
- Kinderbetreuung
- Allergien oder Gewohnheiten beim Essen
- bei Kostenerstattung: über welches Chapter geplant
Zur späteren Auswertung ist es zudem zweckmäßig abzufragen, wie die Teilnehmenden auf die WikiCon aufmerksam geworden sind. Dies ist hilfreich, um die Effektivität der einzelnen Bewerbungsmaßnahmen zu überprüfen. Ferner ist für WMDE ist die Anzahl der teilnehmenden Vereinsmitglieder von Interesse.
Im Anmeldeformular eine Datenschutzerklärung einzubinden empfiehlt sich.[4] Im Hinblick auf Datensparsamkeit sollte immer überprüft werden, wer tatsächlich Zugang zu den sensiblen Daten der Teilnehmenden benötigt.
Hier findet sich beispielsweise das Anmeldeformular der WikiCon 2017.
Förderung
In den letzten Jahren hat sich etabliert, dass Teilnehmende bei dem Chapter ihres Wohnortes einen Antrag auf Erstattung von Reisekosten stellen können. Die Förderbedingungen der Vereine WMDE, WMAT und WMCH können je nach Budget jährlich variieren.
Zur Beantragung einer Förderung müssen Teilnehmende aus Deutschland einen formlosen Antrag per E-Mail einreichen. Bei Bedarf kann den Freiwilligen eine Bahnfahrt in der zweiten Klasse, ein Bett in einem Doppelzimmer sowie der Konferenzbeitrag erlassen werden. Zur Erstattung der Fahrtkosten müssen anschließend die vorgestreckten Kosten mittels eines Formulars nachgewiesen werden und die Belege eingereicht werden. WMDE verfolgt das Ziel, dass Freiwillige nicht aus finanziellen Gründen der WikiCon fernbleiben müssen. Die detaillierten Bedingungen aller Chapter sind unter Wikipedia:Förderung erläutert.
Anmerkungen und Verweise
- ↑ Siehe Hausordnung der WikiCon 2017.
- ↑ Zur Einrichtung kann einer der deutschsprachigen OTRS-Admins angesprochen werden.
- ↑ Der Begriff „Teilnehmendenbeitrag“ soll aus steuerrechtlichen Gründen vermieden werden.
- ↑ Siehe Datenschutzerklärung der WikiCon 2017.
