Printmanagement

Printmanagement ist eine Einkaufsdienstleistung für Druckstücke und Marketingmaterialien durch einen externen Anbieter. Ziel ist das Realisieren von Einsparungen durch einen verbesserten Einkauf bei passenden Lieferanten und schlanke Prozessabläufe. In der Regel wird eine feste Zusammenarbeit über mehrere Jahre vereinbart.

Begrifflichkeit

Printmanagement ist eine modulare Dienstleistung durch einen externen Anbieter, um Unternehmen in der Beschaffung von Druckstücken und Marketingmaterialien (Printmaterialien) zu unterstützen. Der Printmanager greift auf ein umfassendes Netzwerk an potentiellen Lieferanten zu, das ihm ermöglicht, den optimalen Lieferanten für jedes Druckstück zu identifizieren. Als Managed Services Provider kauft der Printmanager die Printmaterialien nicht nur ein, sondern bietet einen ganzheitlichen Lösungsansatz, der individuell an die Bedürfnisse des Auftraggebers angepasst wird. Auf Kundenwunsch können sämtliche Prozessschritte unterstützt werden, die bei der Beschaffung der einzelnen Artikel durchlaufen werden.

Der Printmanager fungiert als fachlicher Berater zur Optimierung der Druckspezifikationen und ist das Bindeglied zwischen dem Auftraggeber und den jeweiligen Lieferanten. Durch seine ganzheitliche Marktkenntnis kann er dem Auftraggeber kontinuierlich Produkte auf dem neusten Stand der Technik bieten sowie Trends und Innovationen frühzeitig erkennen. Davon profitieren Auftraggeber und Lieferanten gleichermaßen.

Dabei muss ganz klar zwischen den Begriffen „Printmanagement“ und „Managed Print Services“ unterschieden werden, da letzteres die effiziente Gestaltung des Druckoutputs innerhalb eines Unternehmens bezeichnet.

Printmaterialien fallen meist in die Kategorie der indirekten Materialien und können in den meisten Fällen der Gruppe der C-Artikel zugeordnet werden. Diese Materialien sind durch eine hohe Anzahl von Bestellpositionen und ein im Verhältnis dazu geringes Einkaufsvolumen gekennzeichnet. In vielen Unternehmen fallen durchschnittlich 60 % der Bestellungen auf C-Artikel, die aber nur rund 5 % des gesamten Wareneinkaufswertes ausmachen.

Die Kosten aus dem Verwaltungsaufwand, der bei jeder Bestellung anfällt, bestimmen bei C-Artikeln somit einen verhältnismäßig hohen Anteil an den Gesamtkosten – im Vergleich zu A- und B-Artikel. Zusätzlich liegt die Beschaffung von Printmaterialien meist nicht im Kernkompetenzbereich der Unternehmen. Diese konzentrieren sich in der Regel auf die Beschaffungsoptimierung ihrer Hauptprodukte und können die Einsparpotentiale im Einkauf von C-Artikeln aus Ressourcenmangel dann nicht mehr heben. Hieraus resultiert der Mehrwert, den Printmanager bieten, da diese sich eben genau auf die Beschaffung solcher Artikel spezialisiert haben.

Marktsituation

Der Lieferantenmarkt im Printbereich ist durch seine hohe Intransparenz gekennzeichnet. Allein in Deutschland gibt es rund 10.000 Unternehmen in der Druckerindustrie – die meisten davon KMU. Dazu kommen die immer schneller werdende technische Entwicklung und Internationalisierung als beeinflussende Faktoren. Die technische Infrastruktur ermöglicht eine stetig voranschreitende Digitalisierung von Daten. Regionale Vorteile werden auf Grund der steigenden Internationalisierung und sinkenden Transportkosten gemindert. Druckereien werden sich in dieser Umgebung nur durch ein klar definiertes Profil durchsetzen. Das wiederum führt zu einer weiteren Verdichtung des Marktes.

In diesem Umfeld wird es für Einkäufer immer schwerer, für jedes Produkt, zu jeden Zeitpunkt den idealen Lieferanten zu finden. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Wurden vor wenigen Jahren noch 9 % des deutschen Druckmarktes von Printmanagern abgewickelt, geht man 2013 bereits von einer Rate von 27 % aus.

Nutzen

Das Printmanagement bietet sowohl dem Auftraggeber viele Möglichkeiten, Kosten einzusparen und Prozesse zu optimieren, als auch Chancen für die jeweiligen Lieferanten.

Nutzen für das auftraggebende Unternehmen:

1. Erzielung größtmöglicher Einsparpotentiale: Der Printmanager verfügt meist über ein großes Netzwerk an Lieferanten, das er über jahrelange Erfahrung aufgebaut hat. Dieses Netzwerk gewährleistet die Produkte den geeigneten Lieferanten zuordnen zu können. Durch das Bündeln von Aufträgen können weitere Einsparungen auf Grund von Skaleneffekten erreicht werden.
2. Erstklassiger Bezug von Druckstücken ohne eigene, aufwendige Ressourcen: Der Aufbau einer eigenen spezialisierten Einkaufsabteilung im Bereich Printmaterialien ist kosten-, zeit- und ressourcenintensiv. Über den Printmanager können Printmaterialien ohne das Binden dieser Ressourcen beschafft werden. Somit erzielt das auftraggebende Unternehmen nicht nur Einsparungen durch einen optimierten Einkauf der Printmaterialien, sondern auch durch verminderte Prozesskosten.
3. Kostentransparenz und Kontrolle der Einkaufsprozesse und -preise: Das auftraggebende Unternehmen kann durch ein individuelles Reporting genau erkennen, wie viel in einer bestimmten Periode für den Einkauf von Printmaterialien ausgegeben wurde – abteilungsübergreifend. Durch klar definierte SLAs können Effektivität und Effizienz durch das auftraggebende Unternehmen überprüft werden.
4. Übernahme von Qualitäts-, Beschwerde- und Lieferantenmanagement: Durch die Übernahme des Beschwerde- und Lieferantenmanagements durch den Dienstleister kann der Auftraggeber Einsparungen durch schlanke interne Prozesse realisieren. Der Printmanager hat ausgewiesene Experten, die Auditierungen und Verbesserungen mit dem Lieferanten durchführen. Ergebnisse werden im Zeitverlauf festgehalten. Der Printmanager kann ebenfalls das Qualitätsmanagement übernehmen.

Nutzen für den Lieferanten:

1. zusätzliche Aufträge: Durch die Aufnahme in den Lieferantenpool des Printmanagers haben Druckereien die Chance, zusätzliche Aufträge von anderen auftraggebenden Unternehmen – ohne großen Mehraufwand – zu bekommen.
2. Effiziente Auslastung der Kapazitäten: Durch das Bündeln von Aufträgen können die Lieferanten eigene Kapazitäten besser auslasten und prozessuale Abläufe optimieren.
3. Prozessoptimierung: Professionelle und spezialisierte Ansprechpartner sowie die Vergabe von strukturierten und qualifizierten Anfragen/Aufträgen durch den Printmanager ermöglichen es den Lieferanten, eigene Prozesse zu überprüfen und zu optimieren.
4. Kontinuierliche Weiterentwicklung: In enger Zusammenarbeit mit dem Printmanager können Druckereien sich kontinuierlich weiter entwickeln, da sie von der Expertise der Printmanager profitieren und Markttrends früh mitgeteilt bekommen, um diese zu prägen.

Aufgaben und Probleme

„Die Einkaufsabteilungen der Unternehmen stehen unter einem immensen Druck. Die Rahmenbedingungen werden immer komplexer und mit geringeren Budgets soll „mehr“ in gleicher Qualität beschafft werden.“

Die wesentlichen Aufgaben im Printeinkauf liegen also darin, für jedes Produkt, in jeder Auflage und zu jedem Zeitpunkt den besten Lieferanten zu finden – qualitativ und preislich. Dafür muss ein Netzwerk an Lieferanten aufgebaut werden, in dem dieser Lieferant identifiziert werden kann. Der Pool muss groß genug sein, um auch in Spitzenzeiten der Produktion die Lieferung der Printprodukte zu sichern. Die Koordination eines solchen Pools ist sehr anspruchsvoll und benötigt qualifiziertes Personal, das im Bereich Print und/oder Medien geschult ist. Nur durch eine möglichst genaue Marktkenntnis ist es möglich, langfristig auf dem neusten Stand zu bleiben, Trends frühzeitig zu erkennen und gezielt umzusetzen.

In vielen Unternehmen werden Printmaterialen dezentral von den jeweiligen Abteilungen beschafft – das Marketing die Werbemittel, das Lager die Verpackungen und die Personalabteilung die Visitenkarten. Dadurch ist es sehr aufwendig das Einkaufsvolumen genau zu messen. Hier stellt sich die Aufgabe, die Beschaffungsstrukturen zu zentralisieren und einheitlich zu gestalten. Nur so können Ergebnisse messbar gemacht und Einsparpotentiale identifiziert werden. Dabei müssen interne (die jeweiligen Abteilungen) und externe (z. B. Grafiker, Werbeagenturen, Logistiker) Ressorts effizient koordiniert werden, um einen reibungslosen Prozessablauf zu garantieren. Der Printmanager sollte dabei mehr Kosten einzusparen, als er verursacht und das Jahr für Jahr. Häufig kann der indirekte Einkauf aber nicht alle Mitarbeiter zum Einkauf über den Printmanager verpflichten.

Da ein effektives Outsourcing allerdings erst ab einem sechsstelligen Einkaufsvolumen gegeben ist, kann es zu Problemen kommen, die anfallenden Projektkosten zu decken, wenn durch eine dezentrale Beschaffung parallel zum Printmanager das nötige Volumen nicht erreicht wird.

Literatur

• Friedrichsen, Mike: Printmanagement – Herausforderung für Druck- und Verlagsunternehmen im digitalen Zeitalter PM im Wandel der Zeit Nomos, Baden-Baden 2004, ISBN 978-3-8329-0556-9
• Lammich, Carola: Print-Management-Kunden: Chance oder Risiko für Druckdienstleister? In: Deutscher Drucker Nr. 32, 25. Oktober 2012, S. 9 f.