Quelltext der Seite Akte

{{Begriffsklärungshinweis}}

[[Datei:Alte Akten deWP.jpg|mini|Historischer Aktenstapel]]
[[Datei:Gestapo-Akte Georg Elser (Titelblatt).jpg|mini|Gestapo-Akte Georg Elser (Titelblatt)]]

Die '''Akte''' ({{laS|actum}}, „das Geschehene, Vollbrachte“<ref>Ursula Hermann, ''Knaurs etymologisches Lexikon'', 1983, S. 28; ISBN 3-426-26074-3</ref>) ist ein mobiles [[Organisationsmittel]], das in einem [[Aktenordner]] nach [[Sachgebiet (Organisation)|Sachgebieten]] oder [[Chronologie|chronologisch]] zusammengefasste [[Schriftstück]]e enthält.

== Allgemeines ==
Sachgebiete können insbesondere [[Geschäftsvorfall|Geschäftsvorfälle]] jeder Art (insbesondere [[Gericht]]sakten, [[Geschäft (Wirtschaft)|Geschäftsakten]], [[Krankenakte]]n, [[Kriminalakte]]n, [[Kunde]]nakten, [[Patientenakte]]n, [[Personalakte]]n, [[Gerichtsprozess|Prozessakten]] oder [[Verwaltungsakt (Deutschland)|Verwaltungsakten]]) sein.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Gablers_Wirtschafts_Lexikon/ue3MBgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Kartei+lexikon&pg=PA2260&printsec=frontcover Gabler Verlag (Hrsg.), ''Gablers Wirtschafts-Lexikon'', Band 1, 1980, Sp. 105]</ref> Die [[Akteneinsicht (Deutschland)|Akteneinsicht]] bei [[Behörde]]n und Gerichten stellt ein [[Verfahrensrecht]] dar, das [[Bürger]]n, [[Beteiligter|Beteiligten]] oder [[Rechtsanwalt|Rechtsanwälten]] ausdrücklich durch [[Gesetz]] eingeräumt werden muss.

Akten dienen wie ihr [[Inhalt]] der [[Dokumentation]], deren wesentlicher Zweck im gezielten Wiederfinden und Nutzbarmachen von [[Schriftstück|Dokumenten]] und [[Information]]en besteht.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Dokumentations_und_Ordnungslehre/FJkiBgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=amtsheftung&pg=PA90&printsec=frontcover Wilhelm Gaus, ''Dokumentations- und Ordnungslehre'', 2003, S. 11]</ref> Weder das Sammeln noch das Ordnen ist für sich allein genommen bereits Dokumentation, sondern erst durch das Wiederfinden wird die Dokumentation vollständig ({{enS|information retrieval}}, „Zurückgewinnen von Information“). Insbesondere als [[Beweismittel]] sind Akten geeignet.

== Geschichte ==
Das Wort „Akte“ ist der [[Singular]] von {{laS|acta}} („die Geschehnisse“) oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber, die Akten, das Schriftgut. Da Akte vom Wortstamm her auch „das Geschehene, das Vollbrachte, die Handlung“ bedeutet, existieren vereinzelt in Anlehnung an das Angelsächsische noch Begriffe, die eher eine Tat oder ein Gesetz zum Gegenstand haben. Beispiele sind [[Navigationsakte]], [[Habeas-Corpus-Akte]], [[Mannheimer Akte]] oder [[Deutsche Bundesakte]].

Die Lehre der [[Aktenkunde]] (''Archivalienkunde'') zählt in der Geschichte zu den [[Historische Hilfswissenschaft|Historischen Hilfswissenschaften]]. Sie beschäftigt sich unter anderem mit der durchaus uneinheitlichen Terminologie der Akte. Zur Klärung grenzt [[Heinrich Otto Meisner]] zum Beispiel das einzelne „Aktenschriftstück“ von der, im Bearbeitungsvorgang eines Falls aus mehreren Schriftstücken gebildeten, „Akteneinheit“ oder „Aktenkollektiv“ ab. In Anlehnung an die von der älteren Aktenführung oft weit fassenden Aktenbildungen ferner den „Aktenvorgang“ als Einheit einer bestimmten Angelegenheit mit den in mehrstufiger oder mehrmaliger Bearbeitung entstandenen Vor- bzw. Folgeakten.

Als Form von [[Geschriebene Sprache|Schriftlichkeit]] in der [[Verwaltung]] des [[Öffentlicher Dienst (Deutschland)|öffentlichen Dienstes]] existieren Akten seit dem späten [[Mittelalter]], im [[16. Jahrhundert]] haben sie sich überall in [[Europa]] durchgesetzt. Tendenziell zeigt sich dabei eine Entwicklung von ungegliederten Serien, in denen Schreiben nur nach Datum angeordnet wurden (z.&nbsp;B. frühe [[Stadtbuch|Stadtbücher]]) zu nach mehreren Betreffen untergliederten Serien, weiter zur Führung von Sachakten. Sie wurden archiviert und bildeten umfassende Ansammlungen (z. B. ''[[Acta Magni Ducatus Lithuaniae]]'' im [[Großfürstentum Litauen]]). Bevor sich im ersten Drittel des 20. Jahrhunderts die Heftung in Ordnern, Schnellheftern und auf Heftstreifen durchsetzte, wurden Akten mittels [[Aktenschnur|Aktenzwirn]] fest zusammengefügt. Diese ''Fadenheftung'' erfolgte in der Regel linksseitig, jedoch bestanden in einzelnen Ländern auch abweichende Gepflogenheiten, wie etwa bei der [[Badische Aktenheftung|Badischen Aktenheftung]]. Mit der Erfindung des [[Aktenordner]]s durch [[Friedrich Soennecken]] wandelte sich seit der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts die Aktenführung tiefgreifend. Vorreiter dieser sogenannten „[[Büroreform]]“ war die Wirtschaft, an die sich erst im 20. Jahrhundert die amtliche Aktenführung anschloss.<ref>{{Literatur|Autor=Gerhart Enders|Titel=Archivverwaltungslehre|Hrsg=|Sammelwerk=|Band=|Nummer=|Auflage=unveränderter Nachdruck der 3. Aufl. von 1968|Verlag=Universitätsverlag Leipzig|Ort=Leipzig|Datum=2004|Seiten=55-75|ISBN=}}</ref>

Gegen Ende des 17. Jahrhunderts beginnt nicht nur für die [[Geschichtswissenschaft]] das Aktenzeitalter.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Herrschaft_und_Politik_in_S%C3%BCdosteuropa/cI49EAAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=19.+jahrhundert+aktenzeitalter&pg=PA663&printsec=frontcover Oliver Jens Schmitt, ''Herrschaft und Politik in Südosteuropa von 1300 bis 1800'', Band 2, 2021, S. 663]</ref> Zum einen erreichte die Aktenführung einen Höhepunkt, zum anderen traten immer häufiger Schwierigkeiten bei der Bearbeitung der Verwaltungslast der modernen Massengesellschaft und der zunehmenden Staatsaufgaben auf. Aus diesem Spannungsverhältnis heraus wurde die Akte und die Aktenführung zu einem weit verbreiteten Motiv.
* ''jemanden in den Akten führen'' = schriftliche Unterlagen über eine Person besitzen
* ''eine Sache zu den Akten / „[[ad acta]]“ legen'' = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken, die bereits vorhanden sind, hinzufügen).
* ''[[quod non est in actis, non est in mundo]]'' (lateinisch für: Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt. Stammt aus dem schriftlichen Prozess nach römischem Recht, bei dem nichts Beachtung finden konnte, was sich nicht in den Prozessakten befand)
Für Akten und ihre besonderen Formen sind regional unterschiedliche Bezeichnungen in Gebrauch: ''[[Heft (Papier)|Faszikel]]'', ''[[Büschel (Akte)|Büschel]]'', ''[[Dossier]]'' usw.

== Aufbau ==
[[Datei:Aktenordner, stehend.jpg|mini|Aktenregal mit Aktenordnern]]
Das bürotechnische Behältnis für die Sammlung von Schriftstücken sind der [[Aktenordner]], der [[Hefter (Schriftgutbehälter)|(Schnell-)Hefter]] und [[Mappe]]n. Sie bestehen aus einem ''Aktendeckel'' (bei Stehordnern ''Rückenschild''), der die wichtigsten [[Erschließung (Dokumentation)|Erschließungselemente]] (Aktenzeichen, Aktentitel, ggf. Laufzeit u. dgl.) beinhaltet und einem ''Aktenregister, Vorblatt oder Rotulus'', der Hinweise über den Aktenbetreff, Akteninhalt, zuständige Dienststellen etc. enthält. Der Akteninhalt wird durch ein ''Aktenregister'' nach verschiedenen Gliederungskriterien sachlich und/oder chronologisch geordnet (siehe auch [[Registerblatt]]). Zur eindeutigen [[Signatur (Dokumentation)|Identifikation]] wird jede Akte mit einem [[Aktenzeichen (Deutschland)|Aktenzeichen]] – in der Regel einem mehrstelligen Nummerncode – versehen. Der Begriff Aktenzeichen stammt aus der [[Öffentliche Verwaltung|öffentlichen Verwaltung]]; er wurde weitgehend auch von der Wirtschaft übernommen.

[[Datei:Unterzeichnung des Koalitionsvertrages der 18. Wahlperiode des Bundestages (Martin Rulsch) 187.jpg|mini|Zwischenablage für Akten in einer Toilette.]]
Die Akte wird dann regelmäßig einer ''Betreffseinheit'' des [[Aktenplan]]s zugeordnet und mit dem zugehörigen Aktenzeichen versehen im ''Aktenverzeichnis'' eingetragen. Laufzeit, Datierung sowie ein fälliges Sperrjahr („gesperrt bis …“), Nutzungsbeschränkungen ([[Geheimhaltung]] u.&nbsp;Ä.), [[Provenienzprinzip|Provenienzen]] und Vorsignaturen (frühere Aktenzeichen) sind weitere wichtige Grundlageninformationen.

== Inhalt ==
Akten können unterschiedliche [[Textsorte]]n auf [[Papier]] und auch auf anderen [[Datenträger]]n enthalten ([[Film]]e, [[Fotografie|Fotos]]).<ref>[https://www.google.de/books/edition/Schwierige_F%C3%A4lle_konflikttr%C3%A4chtige_Ent/biVpDwAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=amtsheftung&pg=PA80&printsec=frontcover Ute Reichmann, ''Schwierige Fälle – konfliktträchtige Entscheidungen'', 2018, S. 80]</ref> In Akten werden eigene (interne) Dokumente abgeheftet (etwa [[Aktenvermerk]]e oder [[Aktennotiz]]en, die nach Akten benannt sind, eigene [[Geschäftsbrief]]e) oder externe Unterlagen (etwa fremde [[Rechnung]]en, [[Korrespondenz]]). Das [[Aktenzeichen (Deutschland)|Aktenzeichen]] hat zwar seinen Namen von der Akte, ist aber allgemein eine [[Nummerung|Ordnungsnummer]] des [[Aktenplan]]s, unter der ein Geschäftsvorgang in der Korrespondenz identifiziert wird. Es enthält die Organisationsnummer der [[Dienststelle]] oder [[Abteilung (Organisation)|Abteilung]], den Nummerncode des jeweiligen Aufgabenbereichs der Dienststelle, zu dessen Erfüllung die Akte entstanden ist, die Nummer der Einzelakte, sowie häufig die Jahreszahl (Beispiel: 30-13/03/175.67).

Sortiert wird nach [[Zahl]]en (''numerische Reihenfolge''), [[Kalenderdatum|Kalenderdaten]] (''chronologische Reihenfolge'') oder [[Buchstabe]]n und [[Wort]]en (''alphabetische Reihenfolge'').<ref>Wilhelm Gaus, ''Dokumentations- und Ordnungslehre'', 2003, S. 90</ref>

== Arten ==
Akten lassen sich nach ihrer Funktion und ihrem Inhalt in verschiedene Arten aufteilen.
* Nach ihrer ''Funktion'' unterscheidet man insbesondere Hauptakten, [[Handakte]]n, Nebenakten, Parallelakten, Sonderakten oder [[Spiegelakte]]n.
''Hauptakten'' beinhalten einen vollständigen Vorgang. Das Führen einer ''Nebenakte'' zur Personalakte (häufig auch als ''Handakte'' bezeichnet) ist nach § 56 Abs. 2 Satz 3 Landesbeamtengesetz (LBG) zulässig, wenn die personenverwaltende [[Behörde]] nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist, ihre Aufgabenerfüllung aber das Bereithalten bestimmter Personalaktendaten erforderlich macht. Die nicht zur Urkundensammlung eines [[Notar]]s zu nehmenden Schriftstücke (z.&nbsp;B. Schriftwechsel mit den Beteiligten sowie mit den Gerichten und Behörden) werden, auch soweit sie Urkundsgeschäfte betreffen, in Blattsammlungen für jede einzelne Angelegenheit oder in Sammelakten aufbewahrt (''Nebenakten''; § 22 Dienstordnung für Notare Sachsen-Anhalt). [[Handakte]]n sind durch Rechtsanwälte pflichtgemäß zu führen und nach Beendigung des Mandats sechs Jahre lang aufzubewahren ({{§|50|BRAO|buzer}} Abs.&nbsp;1 Satz&nbsp;2 [[Bundesrechtsanwaltsordnung|BRAO]], {{§|44|PAO|buzer}} Abs.&nbsp;1 Satz&nbsp;2 [[Patentanwaltsordnung|PAO]]).

* Nach dem Inhalt lassen sich etwa Sachakten, Geschäftsakten, Kundenakten, Personalakten, Protokollakten oder Prozessakten unterscheiden.
''Sachakten'' enthalten das gesamte Schriftgut zu einem konkreten Vorgang (z.&nbsp;B. Gebäudesanierung), ''Geschäftsakten'' sammeln alle [[Korrespondenz]] zu einem oder mehreren Geschäften, in ''Kundenakten'' werden sämtliche Unterlagen über einen bestimmten Kunden abgeheftet. ''Personalakten'' beinhalten Angaben zur Person und zum [[Arbeitsverhältnis]] über einen [[Arbeitnehmer]]. Sonder- und Nebenakten zur Personalakte können insbesondere Unterlagen des [[Werkschutz]]es sammeln. Protokollakten beinhalten die [[Protokoll (Niederschrift)|Protokolle]] in Form von Niederschriften über Sitzungen der [[Organ (Recht)|Organe]] eines Betriebes oder einer Behörde. ''Gerichtsakten'' beinhalten alle zu einem Gerichtsprozess gesammelten Schriftstücke.
Im Hinblick auf Bedeutung und Umfang der Akten wird unterschieden zwischen Hauptakten, .

== Akten in der Verwaltung ==
Der Begriff Akte wird überwiegend in der [[öffentliche Verwaltung|öffentlichen Verwaltung]] verwendet, was in der [[Entscheidung]] „nach Aktenlage“ ebenso zum Ausdruck kommt wie bei der [[Ermittlungsakte]] im [[Strafprozess (Deutschland)|Strafprozess]], die aus der polizeilichen Ermittlungsarbeit entsteht.<ref>[https://books.google.de/books?id=0ylyDpd7a2oC&pg=PA60&dq=amtssprache+begriff&hl=de&sa=X&ei=3eGNUsOcGYKq4ATXiIGYDg#v=onepage&q=amtssprache%20begriff&f=false Horst Clages, ''Der rote Faden: Grundsätze der Kriminalpraxis'', 2004, S. 60]</ref> Akteneinsicht ist das Recht einer nicht mit der Aktenführung betrauten Person, den Inhalt einer bestimmten Akte lesen zu dürfen. Der Begriff entstammt dem [[Prozessrecht]], hat aber auch erhebliche Bedeutung bei der [[Personalakte]].

== Organisation ==
Akten organisieren und prozessieren [[Arbeitsablauf|Arbeitsabläufe]] und legitimieren sie intern und extern;<ref>Maja Heiner, ''Soziale Arbeit als Beruf'', 2007, S. 53 ff.; ISBN 978-3-497-01897-0</ref> sie sind das „Bewusstsein der Verwaltung“.<ref>Niklas Luhmann, ''Soziale Systeme'', 1987, S. 594; ISBN 978-3-518-28266-3</ref> Alle [[Speichermedien]] – und nicht nur Akten – sind notwendig selektiv.<ref>Ruth Brack, ''Aktenführung in der Sozialarbeit'', 2002, S. 11; ISBN 3-258-06517-9</ref> Aus Sicht der [[Organisation]] sind Akten eine Dokumentationseinheit.<ref>Wilhelm Gaus, ''Dokumentations- und Ordnungslehre'', 2003, S. 11 f.</ref> Die Akte ist eines der zentralen Verwaltungsmittel. Sie soll eine geregelte, Amt und Person voneinander trennende [[Sachbearbeitung]] auf Grundlage von gesammelten und geordneten Schriftstücken ermöglichen.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Lexikon_der_Sozialp%C3%A4dagogik_und_der_Soz/RPwxCgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=aktenf%C3%BChrung+lexikon&pg=PA13&printsec=frontcover Franz Stimmer/Günter Rosenhagen/Hilde van den Boogaart, ''Lexikon der Sozialpädagogik und der Sozialarbeit'', 2000, S. 13]</ref>

Im Regelfall werden die Schriftstücke [[Locher|gelocht]] und danach in dem Aktenordner [[Heftung|abgeheftet]]. Das vorgegebene Schema, nach dem sortiert wird, heißt ''Sortierfolge''.<ref>Wilhelm Gaus, ''Dokumentations- und Ordnungslehre'', 2003, S. 90</ref> Bei der ''kaufmännischen Heftung'' liegt das aktuelle Schriftstück obenauf und die älteren Schriftstücke folgen chronologisch darunter. Bei der ''Amts-''' oder '''Behördenheftung'' liegt das älteste Schriftstück oben, die neusten Schriftstücke werden an das Ende der Akte geheftet.<ref>Ute Reichmann, ''Schwierige Fälle – konfliktträchtige Entscheidungen'', 2018, S. 80</ref>

== Aktenführung ==
Die [[Aktenführung]] erfordert insbesondere eine Aktenordnung, die auch [[Dritter|Dritten]] ein schnelles Auffinden gesuchter Schriftstücke ermöglicht. Für die [[Bundesverwaltung]]<ref>Rechnungshöfe des Bundes und der Länder (Hrsg.), ''Positionspapier der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder'', Dezember 2015, S. 4</ref>, was allgemeingültigen Charakter hat, ermöglicht nur eine geordnete Aktenführung einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug, eine Rechtskontrolle durch Gerichte sowie [[Aufsichtsbehörde]]n und eine Überprüfung durch die Parlamente. Eine ordnungsmäße Aktenführung umfasst die Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufs. Die öffentliche Verwaltung ist verpflichtet,
* Akten zu führen (Gebot der ''Aktenmäßigkeit''),
* alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der ''Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit'') und
* diese wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der ''wahrheitsgetreuen Aktenführung'').
Nicht mehr benötigte Akten kommen in das [[Archiv]], wo ihr Umfang nach [[Regalmeter]]n bemessen ist. Ist ihre [[Aufbewahrungsfrist]] abgelaufen, werden sie im [[Aktenvernichter]] zerschnitten.

;Öffentliche Verwaltung
* Die Führung und Registrierung von Akten bei ''Gerichten und Staatsanwaltschaften'' ist in der Aktenordnung (AktO) vom 28. November 1934 geregelt (in Kraft seit 1. Januar 1935), die von den Bundesländern inhaltsgleich für die ordentliche [[Gerichtsbarkeit]] und [[Staatsanwaltschaft]]en übernommen wurde. In § 3 AktO Bremen<ref name="bremen-956220">{{Internetquelle|url=https://www.transparenz.bremen.de/sixcms/detail.php?gsid=bremen2014_tp.c.89562.de&template=20_gp_ifg_meta_detail_d |titel=Transparenzportal Bremen - Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Bremen (AufbewahrungsV) vom 26. Sep |autor= |werk=transparenz.bremen.de |datum=2016-09-26 |zugriff=2019-01-15}}</ref> ist vorgeschrieben, dass Schriftstücke mit der gleichen Angelegenheit, nach dem Tag des Eingangs geordnet, zu „Akten zu vereinigen“ sind. Eine Anlage als „feste Akte“ oder als Blattsammlungen ergibt sich aus § 3 Abs. 2 AktO. ''Feste Akten'' sollen in der Regel nicht mehr als 250 Blätter enthalten (§ 3 Abs. 3 AktO), Blattsammlungen dürfen nur aus 2 Schriftstücken bestehen (§ 3 Abs. 4 AktO). Jede Akte erhält ein Aktenzeichen, das zugleich die Geschäftsnummer darstellt (§ 4 Abs. 1).
* Die [[Justizverwaltung]] unterliegt der Generalaktenverfügung vom 4. Dezember 1952, die ebenfalls durch Bundesländer als ''Generalaktenverfügung'' übernommen wurde. Danach gibt es einen Generalaktenplan, der die einheitliche Führung der Generalakten bei allen Justizbehörden und damit zugleich eine Vereinfachung und Beschleunigung des Geschäftsgangs erreichen soll (§ 3 GenAktVfg).<ref>{{Webarchiv|text=Generalaktenverfügung NRW aus 2002 |url=http://www.jm.nrw.de/Bibliothek/generalaktenvfg.pdf |wayback=20140403063618}} (PDF; 366&nbsp;kB)</ref> Auch hier ist das Aktenzeichen eine sinnvolle Zahl, die – in der Geschäftsnummer eines Schriftstücks verwendet (§ 7 GenAktVfg) – den Inhalt des Schriftstücks andeutet (§ 6 Abs. 2 GenAktVfg).

;Unternehmen
In kaufmännisch geführten [[Unternehmen]] obliegt die Organisation der Aktenführung und -verwaltung als [[Ablauforganisation|Organisationsaufgabe]] der [[Geschäftsführung (Deutschland)|Geschäftsführung]], die durch [[Arbeitsanweisung]]en zu regeln ist. Deshalb ist in der Wirtschaft die Aktenführung sehr heterogen geregelt. In der öffentlichen Verwaltung gibt es hingegen sehr homogene Vorschriften zur [[Schriftgutverwaltung]]. An zwei Teilbereichen, für die gesetzliche Regelungen bestehen, kann dies erläutert werden.
Unternehmen orientieren sich häufig an den Vorschriften der öffentlichen Verwaltung.

=== Formierung ===
Die Zusammenfügung mehrerer Schriftstücke in einem Aktenordner wird in der Archivsprache ''Formierung'' genannt. Die Schriftstücke können – je nach Erforderlichkeit und Sinnhaftigkeit – logisch, das heißt nach einem inneren Sachzusammenhang, oder chronologisch, beispielsweise nach Ausstellungs- oder Eingangsdatum, geordnet werden. Liegt das aktuelle Schriftstück zuoberst, spricht man von einer
[[Heftung#Abheften|''kaufmännischen Heftung'']]; bei umgekehrter Reihenfolge von einer [[Heftung#Abheften|''Amtsheftung'']]. Als ''Laufzeit'' der Akte werden das erste und (vorläufig) letzte Datum vermerkt. Die fortlaufende Durchnummerierung der Seiten wird als [[Paginierung]] oder auch als [[Paginierung#Andere Zählweisen|Quadrangel]] bezeichnet. Neben den Handakten der [[Sachbearbeiter]] gibt es Akten in der [[Registratur (Akten)|Registratur]] und Akten als [[Archiv]]gut. Zur Hauptakte gibt es zum Teil auch Hilfsakten und Personalakten.

=== Aktenbildung ===
Richtschnur der Aktenbildung ist das praktische Bedürfnis. Stets ist (Ein-)Ordnen wichtiger als Registrieren; Benutzungseinheit ist die Akte. Um dem entgegenzukommen, wurden seit jeher ''Sondersachakten'' (moderner Begriff; früher ''Bei-, Nebenakten'', ''Adhibenda'' genannt) gebildet:
* ''abgeleitete Einzelsachakten'' sind aus der Hauptakte ausgegliedert und werden bei dieser verzeichnet und aufbewahrt (also nicht als ganz neue Akte),
* ''Spezial-, B-Akten'' (alte Bezeichnungen) gliedern Einzelfälle aus,
* ''Anlagenbände'', ''Materialsammlungen'' und andere Nebenakten gliedern aus, wofür voraussichtlich wenig Bedarf besteht.

Die Bearbeitungsverfügung „z. d. A.“ (''zu den Akten'') auf einem Schriftstück bedeutet die Hinzufügung eines Schriftgutes zur Akte. Die Bearbeitungsverfügung „Wv. (Kalenderdatum)“ (''Wiedervorlage'') bedeutet die terminlich fixierte Neuvorlage ohne erneute Aufforderung.

Akten können in eine [[Hängeregistratur]] gehängt oder in einem [[Regal (Möbelstück)|Regal]] gelagert werden. Die Aktenbestandteile können gebunden, geheftet oder lose abgelegt werden.

=== Aktenversendung ===
Wird eine Akte im Wege der Akteneinsicht beispielsweise an einen [[Rechtsanwalt]] übersandt, so ist ein [[Retent]] anzulegen, um den Verbleib der Akte zu dokumentieren.

== Elektronische Akte ==
Der große Umfang der Akten und die oft schwierige Suche nach Vorgängen haben die [[Digitalisierung]] gefördert.

Die bisher aus Papier-Schriftstücken bestehenden physischen Akten sind oder werden durch zunehmende Digitalisierung weitgehend überflüssig. Die elektronische Akte (oder E-Akte) ist eine [[virtuell]]e Sammlung von [[Dateie]]n und Dokumenten (auch die von [[analoge Daten|analogen]] Medien [[Konvertierung (Informatik)|konvertierten]]), die zu einem einheitlichen elektronischen Medium ([[Dateiordner]]) zusammengefasst werden. Hierin können auch insbesondere [[Grafikdatei]]en, [[Bilddatei]]en, [[Audiodatei|Audio-]] und [[Videodatei]]en enthalten sein. Die E-Akte hat zum Ziel, sämtliche aktenrelevanten Schriftstücke in digitaler Form unter Beibehaltung der physischen Ordnungssysteme zu [[Speichern (Informatik)|speichern]] und jederzeit den Berechtigten zugänglich zu machen. Darüber hinaus müssen auch Meta-Informationen sowie die den Geschäftsgang abbildenden Bearbeitungs- und Protokollinformationen (wie Geschäftsgangvermerke, Verfügungen, Laufweginformationen, [[Unterschrift]]en und Mitzeichnungen) in ihr enthalten sein.<ref>Dokumentenmanagement und elektronische
Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, ''DOMEA-Organisationskonzept 2.1'', November 2005, S. 86</ref> Hierzu werden verschiedene, konzeptionell unterschiedliche [[Enterprise-Content-Management]] (ECM)- oder [[Dokumentenmanagement]] (DMS)-Systeme angeboten. Sie hat ihre Grenzen dort, wo Originale mit Originalunterschriften vorzuhalten sind. [[Qualifizierte elektronische Signatur]]en können sicherstellen, dass [[Unterschrift|Unterzeichner]] identifiziert und die Integrität der signierten elektronischen Informationen geprüft wird. Für den Umgang mit elektronischen Akten gelten dieselben rechtlichen Anforderungen wie für herkömmliche Papierakten.<ref>[https://books.google.de/books?id=2sFeJtJwuGEC&pg=PA205&dq=elektronische+akte&hl=de&sa=X&ei=2AAyUuf0EIvAswaQ3IHwAg#v=onepage&q=elektronische%20akte&f=false Florian Kunstein, ''Die elektronische Signatur als Baustein der elektronischen Verwaltung'', 2005, S. 205]</ref> Die Einführung elektronischer Akten zieht tiefgreifende Veränderungsprozesse nach sich. Sachbearbeiter erleben die Einführung zuweilen als Verlust und beklagen, dass sie nun Vorgänge nur noch sequentiell und weniger in ihrem Zusammenhang sehen können (Noppeney 2005).

In weiten Teilen der öffentlichen Verwaltung ist die elektronische Aktenführung bereits üblich.<ref>Zu Rechtsfragen in diesem Zusammenhang: {{Literatur |Titel=Digitale Aktenführung in der Verwaltung |Autor=Thorsten Vehslage |Sammelwerk=Verwaltungsrundschau |Band= |Nummer= |Auflage= |Verlag= |Ort= |Datum=2001 |Seiten=374-379 |ISBN=}}</ref>
Insbesondere im Massenverkehr wie bei [[Handelsregister (Deutschland)|Handelsregister]] oder [[Grundbuchamt|Grundbuchämtern]] ist sie eingeführt. Dazu waren Gesetzesänderungen erforderlich, die die E-Akte legitimierten (z.&nbsp;B. {{§|55b|vwgo|juris}} Abs. 1 VwGO: „Die Prozessakten können elektronisch geführt werden“).

Ab 1. Juli 2014 sind nach dem [[Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung|E-Government-Gesetz]] alle [[Behörde]]n des Bundes, der Länder und der Kommunen verpflichtet, [[Elektronisches Dokument|elektronische Dokumente]] entgegenzunehmen. Die Behörden haben nach {{§|6|egovg|juris}} E-Government-Gesetz ihre Akten elektronisch zu führen, es sei denn, dass das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Das Gesetz ermöglicht eine vernetzte Arbeitsweise zwischen den Behörden und entlastet damit Bürger, die mit verschiedenen Behörden kommunizieren müssen ebenso wie die einzelnen Behörden. Bisher erforderliche Unterschriften lassen sich mit einer [[De-Mail]] mit Absenderbestätigung oder der elektronischen Identifikationsfunktion des neuen [[Personalausweis]]es ersetzen. Durch das Gesetz wird bundesweit in der behördlichen Verwaltung die elektronische Aktenführung ermöglicht. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Ziel des E-Government-Gesetzes ist es, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Damit soll das Gesetz Bund, Ländern und Kommunen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anbieten.

== Aufbewahrung ==
Die Aufbewahrung von Akten hat mehrere Gründe. Zum einen erlaubt sie der Verwaltung auf die in den Akten zusammengetragenen Informationen zurückzugreifen, erfüllt also einen praktischen Zweck in Fortsetzung des Entstehungszwecks der Akten. Mit wachsendem Abstand zur Entstehungszeit der Akten werden rechtliche Aspekte – die Nachvollziehbarkeit von Verwaltungshandeln und die Absicherung von Rechtsansprüchen – wichtiger für die Aufbewahrung. Zuletzt werden Akten als Quellen für die Geschichte aufbewahrt. Daher wird die Aktenaufbewahrung durch eine Vielzahl von verwaltungsrechtlichen, datenschutzrechtlichen und archivrechtlichen Gesetzen geregelt, die [[Aufbewahrungsfrist]]en, Aufbewahrungszuständigkeiten und die Möglichkeiten der Einsichtnahme in Akten regeln. Auf geschäftliches Schriftgut findet das [[Handelsrecht (Deutschland)|Handelsrecht]] Anwendung, dem zu entnehmen ist, welche Unterlagen sie wie lange aufbewahrt werden müssen (siehe [[Aufbewahrungspflicht]], Aufbewahrungsfrist).

Aufbewahrt werden Akten zunächst in der – dezentralen oder zentralen – Registratur der aktenführenden Stelle. Sofern sie für den unmittelbaren Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt werden, können sie ausgesondert oder reponiert werden. Die Zuständigkeit für Aufbewahrung und Auffindbarkeit übernimmt dann ein [[Zwischenarchiv]] oder ein [[Verwaltungsarchiv]]. Hier verbleiben die Akten in der Regel, bis sie Archivreife erreicht haben. Diese begründet sich im Wesentlichen aus dem Ablaufen der Aufbewahrungsfristen, da bei der Übernahme in ein Historisches oder Endarchiv eine Auswahl von dauerhaft wertvollen und damit zu erhaltenden Akten auf der einen Seite und zu vernichtenden Akten ([[Kassation (Archiv)|Kassation]]) auf der anderen Seite stattfindet ([[Archivische Bewertung]]). Bis auf wenige sogenannte „Weglegesachen“ ist den Behörden im Rahmen der Anbietungspflicht verboten, Akten selbst zu vernichten. Einmal in ein öffentliches [[Archiv]] gelangt, gelten die Bestimmungen der jeweiligen Archivrechte, die eine dauerhafte Aufbewahrung vorschreiben. Um die Haltbarkeit der archivierten Akten sicherzustellen, werden sie entmetallisiert, umgebettet und unter günstigen klimatischen Bedingungen gelagert. Durch die oft minderwertigen Papiere der Akten des 19. und 20. Jahrhunderts besteht die Notwendigkeit der [[Entsäuerung (Papier)|Entsäuerung]] um ihre langfristige Erhaltung sicherzustellen.

== Siehe auch ==
* [[DOMEA-Konzept]]
* [[Elektronischer Rechtsverkehr (Deutschland)]]
* [[Elektronisches Dokument]]
* [[Inrotulierung]]
* [[Urkunde]]

== Literatur ==
* Heinz Hoffmann: ''Behördliche Schriftgutverwaltung: ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden''. 2. Auflage. München. Boldt im Oldenbourg Verlag, 2000 (Schriften des Bundesarchivs: 43), ISBN 3-486-56491-9.
* Petra Muckel: ''Der Alltag mit Akten – psychologische Rekonstruktionen bürokratischer Phänomene.'' Eine empirische Untersuchung in verschiedenen Institutionen auf der Grundlage der Grounded Theory. Aachen. [[Shaker Verlag]], 1997, ISBN 3-8265-2685-6.
* Claus Noppeney: ”Die elektronische Akte als Bildphänomen: Beobachtungen zur Alltäglichkeit des Digitalen in Organisationen”, in: Bildwelten des Wissens, 3(2), 2005, 74–83.
* [[Cornelia Vismann]]: ''Akten. Medientechnik und Recht''. Frankfurt am Main 2000, ISBN 3-596-14927-4.
* Alexandra Kemmerer: „Akten“, in: [[Marcel Lepper]] / Ulrich Raulff (Hrsg.), Handbuch Archiv. J.B. Metzler, Stuttgart 2016, 131–143.

== Weblinks ==
{{Wiktionary|Akte}}
* {{Webarchiv | url=http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut/terminologie/akte.html | wayback=20121212173555 | text=Akte}}
* {{HLS|12806|Akten|Autor=Hellmut Gutzwiller}}

== Einzelnachweise ==
<references />

{{Normdaten|TYP=s|GND=4000925-7}}

[[Kategorie:Archivwesen]]
[[Kategorie:Büro]]
[[Kategorie:Dokument]]
[[Kategorie:Quellenarbeit]]
[[Kategorie:Verwaltung]]