Benutzer:Falko Wilms/Manöverkritik

Worum es geht

Diese Seite ist ein Ausflluss einer universitären Lehrveranstaltung im SS 2010 unter tatkräftiger Mithilfe der die Verantwortliche für die Lehrendenbetreuung im Leuphana College an der Leuphana Universität Lüneburg, Frau Jana Richter.

Die Beiträge kommen von folgenden Studierenden.

• Christoph Gätjens
• Dave Lorenzen
• Maren Lux
• Nils Neubauer
• Thilo Quinting

Hilfreiche Unterlagen

• Thesenpapier schreiben
• Kollaboration in Forschung und Lehre

Tips

• Spickzettel Formatierungsübersicht
• Hilfe-Seiten
• Infos für Einsteiger
• Infos für Einsteiger als PDF
• Fiebig, H.: Wikipedia, Zenodot 2005
• Hilfeseiten d. Inst. f. Baubetriebslehre der Universität Stuttgart
• Guten Artikel schreiben
• Wann und wie verlinken

Tools

• Wikipedia Analyse-Tools
• Beobachtungstools

Manöverkritik ( engl.: After Action Review) meint einen teambasierten Kommunikationsprozess nach der Erledigung von komplexen Aufgaben (z.B. Projekten) mit dem Ziel, anhand von neuem Wissen und neuen Erfahrungen möglichst schnell zu lernen.

Der grundlegende Ablauf eines solchen Kommunikationsprozeses basiert auf folgenden Fragen:

• Was hätte passieren sollen (bzw. welche Ziele sollten erreicht werden)?
• Was ist Bedeutsames passiert (bzw. was ist hinterher für wen anders gewesen als vorher)?
• Was ist an Unerwartetem passiert (bzw. warum gab es Abweichungen vom Geplantem)?
• Was können wir daraus lernen (bzw. was sollten wir beim nächsten Mal anders machen)?

Nach Beantwortung derartiger Fragestellungen im Team werden die erarbeiteten Antworten in geeigneter Form dokumentiert und gut wiederauffindbar abgelegt.

Die hier erstellte Manöverkritik mit den Themenbereichen Vorbereitung, Budgetplanung, Durchführung, Web-Begleitung, Auswertung, Elemente der Open Space Technology und Themenspeicher beziehen sich beispielhaft auf die Skillshare-Tagung vom 4. bis 6. Juni 2010 in Lüneburg und auf die Frage der sinnvollen Einbettung von Elementen der Open Space Technology in einen solchen mehrtägigen Kongress.

Vorbereitung

Bei großen Veranstaltungen, wie dem Wikipediakongress in Lüneburg ist eine gute Vorbereitung unumgänglich und äußerst wichtig für einen reibungslosen Ablauf. Hierbei steht zunächst der finanzielle Aspekt im Vordergrund, denn ohne Geld lässt sich nur wenig realisieren. Welche Sponsoren sind bereit zu zahlen, in welcher Höhe gehen Spenden ein und wie ist die Bereitwilligkeit der Helfer unentgeltlich zu arbeiten? Ein entsprechender Puffer für unvorhergesehene Ereignisse sollte ebenfalls eingeplant werden, sowie „Springer“ die im Falle von Krankheit oder Verhinderung aushelfen.

Ebenso erforderlich ist eine geeignete Infrastruktur, die genügend Platz, sowie benötigte Einrichtung aufweist. Anderenfalls könnte es zu Komplikationen in der Durchführung und in der Aufteilung kommen. Im Vorwege ist zu planen, wie viele Räume benötigt werden und, ob für bestimmte Teile der Veranstaltungen besondere räumliche Anforderungen gegeben sein müssen. Sollte es zu Platz- oder Ausrüstungsmängeln kommen, muss frühzeitig umdisponiert oder ergänzt werden. Komplikationen können auch in Form von Unfällen und Beschädigungen auftreten. Deswegen ist eine Versicherung gegen Haftungsfälle zwingend notwendig. Die OrganisatorInnen, die HelferInnen, sowie die BesucherInnen müssen im Bilde sein, wofür und in welcher Höhe sie haften.

Erst, wenn diese Sachverhalte geklärt sind, kann eine klare und eindeutige Zielsetzung erfolgen. Die Formulierung muss hierbei so gewählt werden, dass eine Zielgruppe sich damit identifizieren kann. Bei einer Verallgemeinerung kann es zu niedrigen Besucherzahlen kommen und die erschienenen Menschen werden in ihren Erwartungen enttäuscht Hierbei gilt es, ein Oberthema zu finden, das eine breite Masse der Zielgruppe anspricht und dieses in viele kleine Unterthemen, in diesem Fall in Workshops, aufzuteilen. Dabei muss beachtet werden, in welche Tiefe jedes Thema behandelt wird und, ob es sich eignet bei einer solchen Veranstaltung angesprochen zu werden. Wichtig ist, gerade bei einer Veranstaltung mit computerversierten TeilnehmerInnen wie dem Wikipediakongress, Inhalte mit verschiedenem Tiefgang anzubieten, sodass nicht nur ExpertInnen, sondern auch EinsteigerInnen teilnehmen können. Hierfür müssen DozentInnen gewählt werden, die die entsprechende Aufgabe bewältigen können, z.B. Ein erfahrener Fachmann für schwere Themen oder ein Dozent der geduldig und erklärungswillig ist, für leichtere Themen. Die Workshops sollten hierbei abwechslungsreich geplant werden, um auch bereits in der Werbung mehr Menschen neugierig zu machen. Gute DozentInnen und alternative Vorstellungsmethoden sollten in der Werbung genannt werden, um so mehr Interesse zu wecken.

Um den Umfang der benötigten Ressourcen einschätzen zu können, muss hierzu eine frühzeitige Teilnehmeranmeldung stattfinden. Wenn im Vorwege nicht bekannt ist, wie viele Menschen teilnehmen kann dies zu Engpässen führen, die während der Veranstaltung nur sehr schwer zu kompensieren sind. Darüber hinaus sollte jedem/jeder TeilnehmerIn im Voraus ein grober Ablaufplan, sowie eine Einweisung zur Anmeldung zugetragen werden, was den Ablauf zu Beginn der Veranstaltung erheblich erleichtert. Dies gilt ebenso für die HelferInnen. Diese müssen im Bilde sein, was sie zu tun haben und wer Ihnen bei Problemen behilflich ist. Dazu bedarf es einer gute Kommunikation, sowie einer klaren Aufgabenverteilung in der Organisation. Jeder Aufgabenbereich muss einem Organisationsmitglied zugeteilt werden, um Entscheidungskonflikte, sowie Fehlinformationen zu vermeiden. Dabei ist zu beachten, dass einzelne Personen nicht zu viele Aufgabenbereiche einnehmen, da dies zu Stress und Verzögerung führen kann.

Budgetplanung

Bei der Budgetplanung zur Steuerung der finanziellen Mittel für eine größere, mehrtägige Veranstaltung mit mehreren parallel laufenden Workshops ist es wichtig, alle Kostenfaktoren mit einzubinden. So bekommt man einen Überblick, welche Kosten für bestimmte Bereiche zu erwarten sind und welche davon bereits vorhanden oder noch erbracht werden müssen. Man versucht also eine möglichst präzise Aussage über zukünftige Ein- und Ausgaben zu treffen. Die Budgetierung dient daher auch als Risikoabschätzung im Vorfeld. Ziel sollte stets sein die Ausgaben mindestens durch die Einnahmen zu decken.

Bei der Konferenz Skillshare 2010 wurden zunächst drei Planungsvarianten für die zu erwartenden Ausgaben erstellt. Eine enthielt unter anderem die Verpflegung sowie Zuschüsse für Anreise und Unterkunft der Teilnehmer, eine weitere lediglich die Anreise und Unterkunft nicht und eine letztere beinhaltete weder Verpflegung noch Anreise- oder Unterkunftskosten. Bei den Planungsvarianten fällt zunächst auf, dass eine Bezugsgröße fehlt. Um eine Übersicht der Kosten zu erlangen ist es hilfreich diese pro Teilnehmer zu berechnen - es werden im Budgetplan aber keine Aussagen über die erwartete TeilnehmerzahlIn getroffen. Man kann nur vermuten das die erwartete Teilnehmerzahl zwischen der mittleren und hohen Planungsvariante unterschiedlich sein muss, da der Finanzbedarf für die Verpflegung der TeilnehmerInnen von ursprünglich 7.800€ auf 9.200€ steigt. Bedenklich ist die Entwicklung der zu erwartenden Ausgaben für „Arbeitsmaterialien, Porto“ (später „Arbeitsmaterialien, Porto, Namensschilder, Flyer“ genannt). Diese sind bei der einfachen Variante (ohne Teilnehmerverpflegung oder Unterkunfts- und Anreisestipendien) von zunächst sehr geringen 50€ auf 1.151,09€ und letztendlich gar auf 2.459,81€ gestiegen. Zur Planung muss abschließend gesagt werden, das ein Mengengerüst mit einer dazu passenden Preiskalkulation hilfreich gewesen wäre. Ohne dieses Gerüst macht es den Anschein, als wenn die geplanten Mittel zu grob und ungenau kalkuliert wurden.

Im Vergleich mit dem tatsächlichen Ausgaben lässt sich sehen, dass die vorangegangene Budgetierung zu hoch angesetzt wurde. Die Gründe hierfür können beispielsweise in einer falschen Kalkulation der Kosten oder etwa in zu hohen Erwartungen in Bezug auf die Teilnehmerzahlen liegen. Auffallend ist das letztendlich viel Geld eingespart wurde, indem Dozenten, entgegen der Planung, keine Honorare gezahlt wurden und die Verpflegung der Teilnehmer um mehr als 50% günstiger ausfiel als erwartet.

Die Transparenz der Mittelverwendung muss bei einer gemeinnützigen Organisation ebenfalls kritisch betrachtet werden. Stark allgemein gefasst Punkte wie „Organisationsteam allgemein“ geben keinen befriedigenden Aufschluss darüber, wofür das Geld letztendlich ausgegeben wurde. Zudem wurden „...Technik, Router, Beamer usw.“ mit 1.233,70€ in der Abrechnung ausgewiesen. Hier wäre es aus Sicht der Transparenz gut zu wissen, was mit den Geräten nach Abschluss der Projektes passiert.

Die Mitteleinnahmen in Form von finanziellen Einnahmen sowie „Sachleistungen durch Sponsoren/Partner“ (mehrheitlich Dienstleistungen) sind klar und transparent aufgelistet.

Die Budgetplanung des Projektes Skillshare 2010 wurde laut der vom Skillshare e.V. veröffentlichten Bilanz im November 2009 begonnen. Dieser Zeitpunkt muss als zu spät angesehen werden, da institutionelle Zuschüsse und weitere Spenden zu spät eintrafen, sodass private Vorleistungen notwendig wurden. Man hätte daher früher beginnen sollen, an der Budgetplanung zu arbeiten um letztendlich auch zugesagte Gelder rechtzeitig einfordern zu können.

Zusammenfassend muss man trotz aller Kritik jedoch sagen, dass der Kongress aus betriebswirtschaftlicher ein Erfolg war. Mit einem Überschuss von 375,33€ wurden alle Kosten gedeckt und eine Rücklage für weitere Veranstaltungen geschaffen. Für kommende Projekte ist es ratsam, frühzeitiger mit der Budgetplanung zu beginnen, Mittel präziser zu kalkulieren und früher festzusetzen.

Durchführung

Veranstaltungsorganisation

Bei der Durchführung einer mehrtägigen Veranstaltung spielt das Zeitmanagement eine wichtige Rolle, es garantiert den reibungslosen Ablauf und ist somit unabdingbar. Der Ablauf eines mehrtägigen Kongress sollte immer gut gegliedert sein. Der Anfang sollte mit einer Begrüßung gemacht werden, in der der Tagesablauf kurz geschildert wird und ein kurzer Überblick über die stattfindenden Workshops gegeben wird. Kurzfristige Terminänderungen müssen an einem Blackboard oder ähnlichem aushängen. Das Blackboard enthält zusätzlich Informationen über den Kongress, so ist gewährleistet, dass sich jeder/jede TeilnehmerIn ausreichend informieren kann. Zwischen den einzelnen Workshops sind Pausen einzulegen, in denen den TeilnehmerInnen ausreichend Zeit für eine Erfrischung zur Verfügung gestellt wird. Auf diese Weise können sich auch Workshops mit Zeitverzug wieder dem planmäßigen Ablauf anpassen. Ein Teil des Organisationsteams sollte nach Möglichkeit ausschließlich für das Catering verantwortlich sein. Es ist so zu organisieren, dass zu den Stoßzeiten der zeitliche Ablauf der nachfolgenden Workshops nicht in Verzug gerät. Das Organisationsteam muss permanent über die laufenden Veranstaltungen in Kenntnis gesetzt werden und hat bei eventuellen Planänderungen zu entscheiden, was zu tun ist. Nicht nur deshalb müssen die einzelnen Bereiche der Organisation klar zugeteilt sein, denn nur das stellt einen stressfreien und organisierten Ablauf sicher. Am Ende des Tages sollte eine große Open Space Runde stattfinden, um die Ereignisse des Tages zu resümieren und festzuhalten. Während des gesamten Kongresses wäre es sinnvoll, einen Shuttle-Service zu stellen um die TeilnehmerInnen aus Hotels, von Bahnhöfen oder Flughäfen abzuholen und zum Veranstaltungsort zu befördern. Der Shuttle-Service sollte zu festen Zeiten an bestimmt Orten sein. Hierzu sollte ebenfalls ein Plan entworfen werden, damit alle TeilnehmerInnen die Möglichkeit haben das Shuttle zu nutzen.

Workshoporganisation

Die folgenden Verbesserungsvorschläge basieren auf dem unter Sonstiges dokumentierten Workshop. Oberste Priorität, vor allem bei Veranstaltungen mit solch einer Vielfalt, ist das Zeitmanagment. So ist es unerlässlich, dass auch jeder Workshop zur vorgeschriebenen Zeit beginnt als auch wieder endet, denn sonst überlappen sich diese Termine und es ist den TeilnehmerInnen selten möglich direkt folgende Workshops zu besuchen.

Außerdem von großer Bedeutung ist, dass der Workshop auch das wiedergibt was durch seinen Namen beschrieben wird. So ist es z.B. im Beschriebenen nicht der Fall, denn hier lautet der Name „Bots für Dummies“, was einen für jedermann verständlichen Vortrag verspricht. Dies Schien jedoch nicht der Wahrheit zu entsprechen. Hieraus lässt sich schließen, dass besonders bei einer solchen fachspezifischen Veranstaltung, auch ein Angebot für solche, die „Neu“ auf diesem Gebiet sind, gegeben sein muss. Sollte dies nicht der Fall sein wird es schwer möglich, außenstehende zu integrieren und somit die Gemeinschaft zu erweitern.

Auch dem geschriebenen zu entnehmen ist die nicht gelungene Aufteilung und Ausrichtung in einer auf einen Vortrag folgenden Diskussion. Hierbei sollte der Vortragende als Moderator gelten, dessen Aufgabe es ist die Diskussion so zu leiten, dass jeder zu Wort kommt und nicht zu weit vom Thema abgeschweift wird. So wird gewährleistet, dass alle an dieser Diskussion teilhaben können und mit dieser auch etwas erreicht wird.

Der wahrscheinlich gröbste Fehler war, dass keinerlei Dokumentation und Ergebnissicherung vorgenommen wurde. So ist es nicht möglich im Nachhinein überprüfen zu können ob die vorgenommenen Ziele erreicht wurden. Desweiteren sind alle in dem Workshop und der Diskussion erreichten Ergebnisse nach zwei Wochen vergessen, womit bei einer erneuten Veranstaltung wieder von vorne begonnen werden müsste.

Web-Begleitung

Bei einer größeren, mehrtägigen Veranstaltung mit parallel laufenden Workshops, wie der Skillshare-Konferenz ist die Begleitung im Internet für die Planung, die Durchführung und für die abschließende Bewertung der Veranstaltung von großer Bedeutung.

Die Skillshare-Konferenz wurde maßgeblich durch die offizielle Seite des gemeinnützigen Vereins Skillshare e.V. und ein öffentliches und ein internes Organisationswiki begleitet. Zudem wurde im Wikipedia-Kurier und in diversen anderen Medien über die Veranstaltung berichtet.

Das Organisations-Wiki hatte einen übersichtlichen Aufbau und eine klare Struktur. Gleich auf der Hauptseite waren neben einer einleitenden Vorstellung des Projekts wichtige organisatorische Hinweise (Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerbedingungen etc.) einsehbar. Auf weiteren Tabs wurde unter anderem über das Anmeldeverfahren, den Raumplan und das Rahmenprogramm informiert. Das Wiki diente auch der Workshopplanung. Wer an der Durchführung einer Veranstaltung interessiert war konnte hier eine kurze inhaltliche Einführung zu dem Thema, die mögliche Teilnehmerzahl und die Zielgruppe angeben - woraufhin sich interessierte TeilnehmerInnen für den entsprechende Workshops eintragen konnten. So konnte schon im Voraus abgeschätzt werden, welche Themen für die KonferenzteilnehmerInnen besonders interessant sind. Weiterhin wurde auf der Seite der Schreib- und Fotowettbewerb vorgestellt. Die Beiträge für den Wettbewerb wurden ebenfalls auf der Wikiseite veröffentlicht. Das Organisationswiki dient zudem der Dokumentation. So wurden hier Videobeiträge, Bilder und Pressemeldungen gesammelt. Weitere Fotos und andere Medien stehen auch auf Wikimedia Commons und auf Ziko´s Blog zur Verfügung. Ein Blog ist auch Teil des Skillshare-Organisationswiki. Hier konnten VeranstaltungsteilnehmerInnen von ihren Erfahrungen berichten und sich untereinander austauschen. Und unter der Kategorie „Lessons learned“ berichteten Mitglieder des Organisationsteams was sie auf der Veranstaltung gelernt haben und was man aus ihrer Sicht vielleicht noch besser machen könnte.

Auf einer geschlossenen Wikiseite konnten zudem unter Ausschluss der Öffentlichkeit persönliche Daten der OrganisatorInnen ausgetauscht werden. Hier wurden auch Debatten mit dem Planungsteam geführt, Texte entworfen, Planungsstände unterschiedlichster KonferenzteilnehmerInnen eingesehen, sich untereinander koordiniert und die Wiki-Softwarefunktionen ausgestestet.

Berichte im Wikipedia-Kurier vermitteln einen ganz guten Einblick über die Skillshare-Kongress. (z.B. die Artikel "Skillshare: Rückblicke und Aussichten", "Skillshare-Splitter", „Für uns wichtig: Relevanz. Danach kommt lange nichts“, „Macht das besser als Sockenpuppe“ oder "Lüneburg: Leistungsschau der Fachkräfte"). Zudem wurde von Nadine Stark auf Facebook ein Bericht über die Veranstaltung in englischer Sprache veröffentlicht. Zum Thema Web-Begleitung ist auch zu erwähnen, dass die OrganisatorInnen und TeilnehmerInnen der Konferenz fleißig "getwittert" haben.

Insgesamt ist die Web-Begleitung der Veranstaltung sehr gelungen. Allerdings gibt es noch Verbesserungspotential:

1. Die Ergebnisse und Vortragsfolien zu den einzelen Workshops und Vorträgen sollten (besser) dokumentiert werden
2. Die Veranstaltung sollte besser beworben werden
3. Die Online-Angeobote sollten immer möglichst schnell aktualisiert werden

Zu 1.: Von insgesamt 41 Workshops wurden von nur sieben Workshops die Vortragsfolien und/oder Ergebnisse online zur Verfügung gestellt. Und diese sind relativ schwer zu finden, da sie als Unterpunkt in den Organisationswiki-Blog eingebettet sind.

Der Wunsch nach einer besseren Dokumenaton wurde auch von mehreren Wikipedia-Mitgliedern geäußert. (Siehe hierzu auf einer Diskussionsseite im Kurier oder in der Umfrage/Skillhare 2011 ). Gerade weil eine Veranstaltung wie die Skillshare-Konferenz sehr viel Geld, Zeit und Aufwand kostet und ein Großteil der Gelder durch Spenden finanziert wurde müssen die Ergebnisse transparent sein. Sollte 2011 Skillshare in die zweite Runde gehen sollte im Voraus geklärt werden auf welche Weise die Ergebnisse gesichert werden.

Vorschlag:

Eine Möglichkeit wäre es eine Wiki-Seite nur zur Ergebnissicherung zu erstellen. Hier könnten Dozierende vor der Veranstaltung den Inhalt selbiger vorstellen. Während oder nach der Veranstaltung könnten diese Inhalte entweder von dem/der Dozierenden selbst oder von freiwilligen ProtokollantInnen um Diskussionsinhalte, Fragen und Anregungen ergänzt werden. So könnte man mit relativ einfachen Mitteln die Inhalte für alle Interessierten, die vielleicht nicht die Möglichkeit haben an der Veranstaltung teilzunehmen, zur Verfügung stellen. Für die Anfertigung von Protokollen müsste man nur sicherstellen, dass eine angemessene Zahl von Computern vorhanden ist und die Teilnehmenden wissen lassen, dass es ihnen freisteht und in ihrer Verantwortung liegt, diese zu benutzen – das heißt, wenn sie (die TeilnehmerInnen) irgendein Interesse daran haben, einen Bericht von der Tagung zu erstellen oder zu erhalten. Wünschenswert wäre eine festgelegte Struktur wie z.B.:

• Thema
• Initiator oder Initiatorin einer Arbeitsgruppe
• Teilnehmende
• Diskussionsergebnisse/Empfehlungen

Zu 2.: Der Skillshare Kongress wurde im Internet lautstark angekündigt. Allerdings fast ausschließlich auf Wikipedia internen Seiten. In verschiedenen Pressetexten wurde gesagt, dass sich sowohl der Wettbewerb als auch das Rahmenprogramm nicht nur an Wikipedianer richtet (siehe z.B. hier). Dies hätte mehr kommuniziert werden sollen. Denn selbst in der Veranstaltung mit Kai Gnifke, die sich speziell an Lüneburger SchülerInnen und LehrerInnen richtete waren kaum „externe Besucher“ zu sehen. Vermutlich wäre es gut gewesen auch außerhalb des Internets mit Aushängen (Beispielsweise an Schulen, Universitäten und öffentlichen Plätzen) auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Zu 3.: Zu Open-Space-Veranstaltungen gehört auch ein nicht festgelegtes Programm. Dennoch - oder gerade deshalb - wäre es gut wenn Termine, sobald sie bekannt sind auch auf dem Orga-Wiki aktualisiert werden. So können sich sowohl Dozierende als auch Teilnehmende jederzeit über die genauen Abläufe informieren.

Auswertung

Bei der Auswertung einer Veranstaltung, wie dem Wikipediakongress ist es wichtig, dass zunächst alle Informationen zusammengetragen werden. Das Hauptaugenmerk sollte hierbei im finanziellen Bereich liegen. Wurden die Gelder sinnvoll eingesetzt? War das Budget groß genug und wie kann es besser eingeteilt werden? Eine ausführliche Aufarbeitung des Finanziellen ist für die Bewertung und für die Planung neuer Veranstaltungen äußerst wichtig. Hierbei ist besonders das Organisationsteam gefragt, das Ausgaben und Einnahmen in allen Veranstaltungsbereichen zusammentragen und beurteilen muss. Ist dies geschehen muss ein ein Fazit gezogen werden, ob die eingesetzten Mittel den gewünschten Effekt erzielt haben. Wenn aus den zur Verfügung stehenden Geldern das Ziel nicht erreicht wurde sollten ökonomische Alternativen in betracht gezogen werden. Hierbei empfiehlt sich eine Anwendung des Ökonomischen Prinzips zur Beurteilung.

Des Weiteren sollte eine Rekapitulation des Inhaltes erfolgen. Wurden die Ziele umgesetzt und die Inhalte vermittelt, die geplant waren? Hierfür muss nicht nur die Meinung des Organisationsteams, sondern auch der Dozenten und vor allem der Besucher eingeholt werden. Bewertungsbögen über das Spektrum der Themen, deren Behandlung und Präsentationsweise sind hierfür hilfreich. Wurden alle Veranstaltungsinhalte dokumentiert kann eine hiermit ein Vergleich gezogen werden.

Danach sollte ein Fazit über den Ablauf der Veranstaltung gezogen werden. Hierbei steht vor allem die Einhaltung des Plans im Vordergrund. Konnte dieser wie geplant umgesetzt werden und welche Komplikationen traten auf? Konnte jeder seine Visionen umsetzten, wenn nicht warum? Eine Bewertung der gegebenen Räumlichkeiten, sowie der ausgewählten Dozenten darf hier nicht fehlen.

Alle Ergebnisse sind zu dokumentieren, um nicht nur nach außen hin ein Resümee geben zu können, sondern auch, um für weitere Veranstaltungen explizite und verbesserte Vorgehensweisen schriftlich vorliegen zu haben.

Open Space Technology

Open Space ist eine Methode der Großgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen. Charakteristisch ist die inhaltliche und formale Offenheit: Die TeilnehmerInnen geben eigene Themen ins Plenum und gestalten dazu je eine Arbeitsgruppe. In dieser werden mögliche Projekte erarbeitet. Die Ergebnisse werden am Schluss gesammelt. Wichtig ist eine Infrastruktur, die die Umsetzung der entstandenen Projektideen organisiert, denn Open Space kann in kurzer Zeit eine große Vielfalt von konkreten Maßnahmen produzieren.

Harrison Owen fasst in seinem Buch „Open Space Technology – Ein Leitfaden für die Praxis“ folgende vier Grundsätze zusammen, die wie er sagt für den Open-Space-Prozeß sehr wichtig sind, aber auch nicht zu ernst genommen werden dürfen:

• Wer immer kommt, es sind die richtigen Leute.
• Was immer geschieht, ist das einzige, was geschehen kann.
• Es fängt an, wenn die Zeit reif ist.
• Vorbei ist vorbei.

Neben den vier Grundsetzen ist nach Owen das „Gesetz der zwei Füße“ von großer Bedeutung, welches besagt: „Wer im Laufe der Veranstaltung feststellt, dass er sich in einer Gruppe befindet, in der er nichts lernt und zu der er nichts beiträgt, soll seine zwei Füße benutzen und sich an einen anderen Ort begeben, wo er produktiver sein kann.“ Falls also jemand in einer Situation ist, in der er sich unglücklich oder unproduktiv fühlt liegt dies in seiner eigenen Verantwortung.

Open Space auf dem Skillshare-Kongress

Open Space Technology ist nach Owen effektiv in Situationen, in denen sehr unterschiedliche Menschen auf innovative und produktive Weise mit komplexen und potentiell konfliktträchtigen Themen umgehen müssen. Das Verfahren sei ganz besonders gut geeignet, wenn niemand die Antwort kennt und wenn die Auseinandersetzungen mit dem anstehenden Problem erfordert, dass ständig eine größere Gruppe von Personen an der Diskussion beteiligt ist.

Um Probleme zu lösen bzw. Ziele zu erreichen ist die Formulierung selbiger essentiell. Für die Skillshare-Konferenz wurde folgendes Ziel formuliert:

„Die Konferenz Skillshare hat sich zum Ziel gesetzt, den Wissensaustausch zwischen dem Veranstaltungsort Lüneburg, den Internetprojekten rund um das sog. Freie Wissen und den Bildungsstätten zu fördern.“

Für eine erfolgreiche Open-Space-Veranstaltung hätte das Ziel genauer festgelegt werden sollen. Möchte man nämlich eine Tagung hinterher bewerten, vergleicht man normalerweise erzielte Ergebnisse mit der Zielsetzung. Was sich verändert hat sollte so dicht wie möglich an der Zielsetzung sein.

Open Space Veranstaltungen sollten nach Owen nie durch irgendetwas anderes unterbrochen werden. Wenn man mit Open Space arbeitet, sollte man dies voll und ganz tun. Falls man also möchte, dass die Gruppe mehrere Vorredner hört oder an anderen programmischen Aktivitäten teilnimmt, sollten diese Dinge durchgeführt werden, bevor man mit Open Space beginnt. Auf der Skillshare-Konferenz gab es eventuell zu viele vorgeplante Programmpunkte.

Begrüßenswert wäre ein Stuhlreis in der Aula gewesen (anstelle der Sitzreihen). Workshopanbietende hätten sich hier jeden Morgen vorstellen können und ihr Thema und den Zeitpunkt des Workshps nennen können. So könnte ein besserer Überblick über das Programmangebot geschaffen werden. Eine tägliche Abschlussrunde mit „Abendnachichten im Stuhlkreis, zum Info-Austausch“ hätte die Veranstaltung ebenfalls aufgewertet. Auch die Auflösung der Veranstaltung hätte besser organisiert werden können. Eine "Feedback-Runde" wurde am Sonntag zwar im Laufe des Tages angekündigt, fiel aber aufgrund der verspäteten Podiumsdiskussion (ohne, dass auf die Programmänderung hingewiesen wurde) aus.

Sonstiges

Persönliche Eindrücke bei der Teilnahme der Skillshare Veranstaltung als „Neuling“

Alles in allem wirkte die gesamte Organisation durcheinander.

Bevor die eigentliche Veranstaltung begann, fand am 4. Juni 2010 eine Einführungsverantstaltung in der Aula der Wilhelm-Raabe-Schule statt. Kurz vor dessen Beginn war die Besorgung von Namensschildern im Mittelpunkt, welche sich schon als nicht allzu einfach herausstellte, sich jedoch dann bewältigen ließ. Hier war schon relativ unklar wer für welchen Aufgabenbereich und welchen Teil der Organisation zuständig war, welches zum Glück nicht zu meinem Aufgabenbereich gehörte. Die Veranstaltung wurde durch eine Preisverleihung der Handwerkskammer eröffnet. Darauf folgend einige Reden und Danksagungen durch die Verantwortlichen für die Durchführung des Skillshare Programms. Als für mich wichtig und interessant konnte ich die jeweilige Selbstvorstellung der Workshopdozenten einordnen, wobei es jedoch nicht immer leicht war die vorgestellten Themen für mich persönlich einzuordnen. Einige der dort angebotenen Workshops schienen allerdings interessanter als erwartet. Leider konnte ich aus Zeitmangel und der ungenauen Planung der Veranstaltung nur einen dieser Workshops besuchen. Nach der Einführung war es daran sich mit seinem Dozenten in Verbindung zu setzten um einen geeigneten Termin für den Workshop festzulegen. Hier traten wieder einige organisatorische Probleme auf. Der Workshop für den ich mich angemeldet hatte, sollte nun am Freitagabend stattfinden, nachdem mir am Vortag versichert wurde, dass dieser auf Samstag gelegt wurde. Da dies nun mit meinen eigenen Planungen für diesen Tag kollidierte, wechselte ich in einen anderen Workshop, der für Sonntag angesetzt war. Allerdings war der hierfür zuständige Dozent noch nicht im Hause. Timm, der Koordinator der gesamten Veranstaltung, sicherte mir zu das der Termin trotzdem sicher sei und ich mir keine Sorgen zu machen brauche. Sonntagmorgen kurz vor Beginn des Workshops erfahre ich, dass meiner nicht stattfinden würde da nicht genügend Teilnehmer angemeldet waren. Für derartige Änderungen hatte ich meine Nummer hinterlassen um über solche informiert zu werden, dies geschah jedoch nicht. Da allerdings alles sehr flexibel gestaltet war, konnte ich in vermutlich letzter Sekunde noch in den Workshop „Bots für Dummies“ wechseln. Vermutlich in letzter Sekunde deshalb, da der Workshop erst mit 20 Minuten Verspätung beginnen konnte.

Catrin, die Dozenten begann also mit ein wenig Verspätung, obendrein war die Technik nicht von Anfang an voll Funktionstüchtig. Vor dem verspäteten Beginn war ich mir nicht sicher, was ich von dem Workshop zu erwarten hatte, denn ich konnte mich ja nicht darauf vorbereiten und meine Knowhow liegt auch weit unter der Programmierung von Bots. Entgegen meiner Befürchtungen war doch alles weitgehend verständlich. Bots sind Programme, die selbstständig ihre Arbeit erledigen indem sie z.B. archivieren, Überschriften verfassen und Texte kontrollieren. Im Großen und Ganzen sind die Bots, speziell bei Wikipedia, eine Hilfe für autorisierte Benutzer, die all die mühseligen Arbeiten übernehmen. Nach der generellen Einführung über Bots wurde der Workshop sehr computertechnisch. Gesprochen wurde nur noch in Programmiersprache, welche für mich nicht verständlich war. Jedoch schien es mir als sei es für diejenigen mit ein bisschen Vorkenntnis recht einfach zu verstehen. Auch die anschließende Diskussion war sehr technisch basiert und für mich unverständlich. Nach kurzer Diskussion, schweifte alles ab in ein sehr ausgeprägtes Selbstlob einiger Workshopteilnehmer, die viele Texte für Wikisource verfasst hatten. Leider war das nicht direkt, was ich mir unter einer Diskussion vorgestellt hatte, denn so ergab sich mir auch nicht die Gelegenheit mich selbst einzubringen. Nach dem Workshop wollte ich noch kurz mit der Dozentin sprechen, denn wir hatten vorher ja noch nicht die Chance dazu. Jedoch war sie sehr in Eile und ich konnte Ihr nur eine Frage stellen. Sie war sehr zufrieden mit dem Wochenende. Die gesamte Veranstaltung war in meine Augen zwar sehr durcheinander, aber es schien mir als sei dies unter Wikipedianern selbstverständlich. Gelernt habe ich auch etwas, nicht über mein erwünschtes Thema, doch interessant war es allemal.

Themenspeicher

Der Themenspeicher beinhaltet Themen, die während eines Workshops, bei Seminaren oder in interaktiven Vorträgen auftauchen. Wenn während eines Workshops ein inhaltlich fremdes Thema auftritt, schreibt man dieses kurz und knackig beispielsweise auf ein Flipchart. Alle TeilnehmerInnen, die Themen besprochen haben möchten, können diese nun auf das Flipchart schreiben. So geht es nicht verloren und ist sichtbar aufgehoben. Der Vortragende bleibt bei seinem Projekt und verhindert so, dass der zeitliche Rahmen nicht gesprengt wird.

Damit man die Wirkung des Themenspeichers nicht ins Gegenteil zieht, muss man die gespeicherten Themen aufarbeiten. Dies kann simpel gelöst werden, indem man jeden Punkt kurz erläutert und dokumentiert. Das Ergebnis hiervon wird im Intranet kurz protokolliert und hat den Vorteil, dass die aufgeschriebenen Themen wiederum sichtbar gemacht werden. Auf diesem Weg werden alle Themen bearbeitet und die TeilnehmerInnen können während der Veranstaltung ihre Aufmerksamkeit voll und ganz auf den Dozierenden richten und müssen keine Angst haben das nicht auf sie eingegangen wird. Wenn ein Thema jedoch komplett zurückgestellt wird, sollte dieses mit Begründung geschehen und mitgeteilt werden.