Benutzer:Infoauth/Postausgangsloesung
Hybridpost bezeichnet ein gemischtes System für den Briefversand. Der Brief wird digital erstellt und an einen Druckdienstleister digital übermittelt. Die Daten werden vom Druckdienstleister gedruckt, kuvertiert, frankiert und vom anbietenden Postdienstleister oder dessen Kooperationspartner physisch an den Empfänger zugestellt.
Hintergrund
Die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist für Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsablaufs. Obwohl heutzutage bereits ein Großteil rein elektronisch über E-Mail abgewickelt wird, bleibt der klassische Briefversand weiter aktuell. Laut Marktuntersuchung der Netzagentur[1] wurden im Jahr 2015 ca. 15,9 Milliarden Briefe verschickt. Im Rahmen der Digitalisierung bietet die Hybridpost eine weitere Alternative zum klassischen Briefwesen.
Technicher Ablauf
Die Post wird wie gewohnt am Computer verfasst, sei es in klassischen Textverarbeitungsprogrammen oder über Fachanwendungen. Der Druck erfolgt in der Regel über einen virtuellen Drucker, der die gedruckten Briefe an die entsprechende Hybridpost-Software übergibt. Mittels dieser Software lassen sich die Briefe dann verwalten und ggf. weiter bearbeiten. Die Datenübermittlung erfolgt über eine gesicherte (SSL-verschlüsselte) Verbindung an den Druckdienstleister. Alternativ zum virtuellen Drucker gibt es auch die Möglichkeit über Online-Portale die Dokumente (meist PDF) direkt hochzuladen und so dem Dienstleister zur Weiterverarbeitung zur Verfügung zu stellen.
Um die Hypridpost (Hybridbrief) produzieren zu können, müssen bestimmte Kriterien, Formate und DIN-Normen (u. a. DIN 5008 Typ B) eingehalten werden, z.B: Schriftarten, Adressformatierung und Ränder.[2]
Vorteile
Mit der Hybridpost können Zeit- und Personalressourcen eingespart werden. Die Prozesse wie Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Posteinliefern entfallen und werden von einem externen Dienstleister durchgeführt.
Durch den Hybridpostversand können innerbetriebliche Prozesse beschleunigt werden, da Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsplatz von jedem Aufenthaltsort aus Briefe drucken können. Je nach Art der eingesetzten Lösung kann die Flexibilität der Einsatzmöglichkeiten variieren.
Ein weiterer Vorteil liegt im Beschaffungswesen: Die Beschaffung von Druckern und Verbrauchsmaterialen wie Patronen/Toner, Papier und Kuverts sowie die Wartung der Geräte können minimiert werden oder entfallen im Idealfall komplett.
Viele Dienstleister werben mit speziellen Öko-Zertifikaten wie GOGREEN[3] oder dem EU Ecolabel[4], um einen besonders umweltfreundlichen bzw. klimaneutralen Postversand zu gewährleisten.
Nachteile
Briefe können nicht eigenhändig unterschrieben werden.
Es kann keinen Einfluss auf die Materialien, die beim Brief zum Einsatz kommen, genommen werden.
Fehldrucke bleiben unter Umständen unbemerkt und werden an den Empfänger zugestellt.
Da die Briefe von einem externen Dienstleister weiterverarbeitet werden, ist hier das Thema Datenschutz besonders wichtig (Einsicht von Briefinhalten). Hier ist man auf den Dienstleister angewiesen, im Gegensatz zum klassischen Ablauf; dort verbleibt der Datenschutz in der eigenen Hand.
Es kann je nach Dienstleister zu Einschränkungen bei der Versandart kommen (z.B. Einschreiben).
Alternativen
- Sofern die technischen Möglichkeiten bestehen, kann der Versand per Fax preiswerter und schneller sein als Hybridpost.
- Mit dem E-Postbrief und De-Mail werden derzeit volldigitale, rechtssichere Alternativen zur Hybridpost geschaffen.
Siehe auch
Einzelnachweise
Kategorie:Briefwesen Kategorie:E-Mail
- ↑ Marktuntersuchung über den lizenzpflichtigen Briefbereich. Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen, abgerufen am 1. Februar 2017.
- ↑ Hybridbrief – alle Fragen & Antworten auf einen Blick. Abgerufen am 15. Juli 2017.
- ↑ Deutsche Post DHL Group | Umweltschutzprogramm. Abgerufen am 3. August 2017.
- ↑ EU-Umweltzeichen | EU Ecolabel. Abgerufen am 4. April 2017.
