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orgAnice CRM
orgAnice CRM ist eine Software für Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management/CRM). Anbieter ist die auf Unternehmenssoftware spezialiserte orgAnice Solution AG mit Sitz in Berlin-Steglitz. In orgAnice können Adressen, ein- und ausgehende Post, E-Mails, Dokumente und Termine unter einer Benutzeroberfläche verwaltet werden. Durch die Integration von Visual Basic for Applications und des .NET Frameworks unterstützt orgAnice eine der am weitesten verbreiteten Programmiersprachen und erlaubt die Steuerung aller Microsoft Office-Komponenten oder Anwendungen wie den Internet Explorer. Seit der 1992 entwickelten Version 1.0, liegt inzwischen orgAnice CRM 7 als aktuelle Version vor.
Technische Voraussetzungen
MS Office (32 Bit), 2010, 2013
Windows Server 2008R2 bis 2012R2, Windows 7-10
Im Terminalserver- oder SQL-Serverbetrieb
Terminalserver: RDP, Citrix, TSPlus (auch im Browser)
Datenbanken: MS SQL-Server (Express) 2012, 2014, 2016
DSGVO-konform mit dem orgAnice Datenschutz-Center
Das orgAnice Datenschutz-Center unterstützt bei der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). orgAnice bietet Features zum Steuern, Überprüfen, Einstellen und Aufrufen von neuen datenschutzrelevanten Einstellungen und Funktionalitäten zur Umsetzung der DSGVO.
Dazu zählen:
- Neue voreingestellte Berechtigungen für den Schutz personenbezogener Daten in der Kontaktverwaltung und im Personal-Manager
- Löschlisten für Adressen und Ansprechpartner, seitens derer seit längerer Zeit kein Kontakt erfolgt ist
- Bereinigung von Daten ausgeschiedener Ansprechpartner
- Bereinigung von Telefonlisten in orgAnice Phone
- Export aller personenbezogenen Daten eines Ansprechpartners / einer Adresse im
- maschinenlesbaren Format
Vorlagen für:
- Einverständniserklärung über die Verwendung personenbezogener Daten
- Auskunft über die Daten einer Person, die in orgAnice gespeichert sind
Broschüre Datenschutz in orgAnice CRM. Unterstützung der EU-Datenschutzgrundverordnung
orgAnice Datenbanken
In Visual Basic programmierte Makros können direkt aus orgAnice Data aufgerufen werden. Ein Beispiel dafür sind die in den orgAnice CRM 7-Datenbanken implementierten Suchfunktionen bei Internetdiensten wie Google und Deutsche Bahn oder die Adressvisualisierung mit Google Maps.
Seit der Version 3.0 ist orgAnice in verschiedene Server- und Client-Komponenten aufgeteilt. Möglich wird dies durch die COM-Architektur, die es erlaubt, auch voneinander getrennte Anwendungen miteinander kommunizieren zu lassen, was eine effiziente Nutzung von Systemressourcen ermöglicht. Zudem erlaubt die Komponenten-Architektur eine Erweiterung des Softwaresystems durch zusätzliche Komponenten sowie die Integration von Standard-Software. Der Datenbank-Server liest die orgAnice-Datenbank aus, liefert alle Daten für Datenbank-Clients, speichert Daten in die Datenbank und verwaltet alle Benutzer, die auf eine Datenbank zugreifen.
orgAnice Data, die zentrale Komponente des orgAnice 7-Frontends, ist ein Datenbank-Client. orgAnice Data fordert die Arbeits- und Metadaten der Datenbank vom Server an und liefert neue oder geänderte Daten an den Server.
- orgAnice Data wird unterstützt durch weitere Frontend-Komponenten:
- orgAnice Print, die Komponente zur Generierung und Druck von Reports, HTML-Listen oder Etiketten aus orgAnice-Datenbanken.
- orgAnice Outlook Connector, das Add-In für Microsoft Outlook, über das E-Mails in eine orgAnice-Datenbank übertragen werden können.
- orgAnice Phone, die Anwendung zum komfortablen computergestützten Telefonieren.
- orgAnice DMS DirectScan macht den Weg frei zum papierlosen Büro. Das AddOn arbeitet nahtlos mit orgAnice CRM und seinem integrierten Kontakt- und Office-Management-System zusammen. orgAnice DRM DirectScan kann an jedem Arbeitsplatz betrieben werden und ist intuitiv bedienbar.
Darüber hinaus liefert orgAnice mit den Import- und Export-Assistenten eine Reihe von Migrationswerkzeugen zum Austausch von Daten mit anderen verbreiteten Datenbankformaten und Programmen.
Die in orgAnice CRM 7 enthaltene orgAnice-Datenbank ist eine auf typische Büroaufgaben zugeschnittene Lösung. Neben der Datenhaltung von Kunden und Geschäftspartnern erlaubt sie die Verwaltung von Aktivitäten und Korrespondenz sowie die Ablage und Archivierung von Dokumenten.
Mit mehreren Benutzern arbeiten
In einem Unternehmen arbeiten Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Aufgabengebieten zusammen, die Einfluss auf den Bedarf an Informationen wie auch auf die Arten von Informationen, mit denen jeder Mitarbeiter umgeht, haben.
orgAnice ermöglicht mit einem differenzierten Benutzermodell eine zentrale Datenhaltung mit auf die individuellen Bedürfnisse und Berechtigungen abgestimmten Zugriffsrechten. Dazu werden einzelne Benutzer unterschiedlichen Benutzergruppen zugeordnet. So können Adress- und Telefondaten für den Empfang, Warenwirtschaft für die Buchhaltung sowie Verträge und Pläne für die Geschäftsführung in einer Datenbank verwaltet werden. Eine doppelte Datenhaltung mit der Notwendigkeit zum regelmäßigen Abgleich entfällt somit.
Der Aufbau der orgAnice CRM 7-Datenbank
Die Tabellen der Datenbank sind so miteinander verknüpft, dass Sie Ihre Büroorganisation effektiv gestalten können. Fast alle Daten werden einem Kontakt – meist einer Firma – zugeordnet. Die Kontaktdaten liegen in der Tabelle Adressen. Dort werden nicht nur die Hausanschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, sondern auch Rechnungs- und Lieferanschrift sowie weitere wichtige allgemeine Daten zum Kontakt gespeichert.
Die Tabelle Ansprechpartner umfasst alle Mitarbeiter oder Personen, die zu diesem Kontakt gehören. Zwei weitere Tabellen, Adressmerkmale und Ansprechpartnermerkmale, dienen der Erfassung unterschiedlichster Daten, von Anlass des Erstkontaktes bis zum Geburtstag eines Ansprechpartners. Welche Merkmale dabei zur Verfügung stehen, kann in den Tabellen Merkmalliste und Werteliste, die jeweils für Adressen und Ansprechpartner zur Verfügung stehen, festgelegt werden.
Unter Vorgänge werden thematische Gruppen gebildet, die wiederum Aktivitäten umfassen. Unter Aktivitäten werden dann die Korrespondenz und Termine zu einem Vorgang, etwa einer Messe, verwaltet. Auch die Vorgänge und Aktivitäten sind dabei jeweils einer Adresse untergeordnet. Für jede Aktivität werden Sie automatisch auf Termine – etwa ein Meeting oder die Wiedervorlage eines Dokumentes – aufmerksam gemacht.
Die Tabelle Ordner ist für die Ablage von adressunabhängigen Dokumenten vorgesehen. Diese Dokumente, die keinem Adressaten direkt zugeordnet werden (z.B. interne Dokumente, Preislisten, aber auch Serienbriefe), werden in Ordnern unter bestimmten Stichworten abgelegt. Nicht mehr benötigte Dokumente können in der Tabelle Archiv zu den Akten gelegt werden.
Die orgAnice CRM 7-Datenbank ist für die automatisierte Erstellung von Briefen, Faxen, Serienbriefen, E-Mails und die Steuerung und Verwaltung von Telefonaten vorbereitet. Darüber hinaus stehen weitere Hilfen, etwa die Routenplanung für Besuche bei Kunden, zur Verfügung.
Die Bereiche Fakturierung und Vertrieb erlauben es, Verkaufschancen zu individuell konfigurierbaren Artikeln per Knopfdruck zusammenzustellen und Angebote zu generieren. Erfolgreiche Verkaufschancen münden in Rechnungen, die übersichtlich geführt werden. Die Einhaltung von Zahlungszielen und vollständige Begleichung von Rechnungen verfolgt die orgAnice CRM 7-Datenbank und weist auf notwendige Mahnungen hin, die automatisiert generiert werden können.
Mit eigener Business-App Daten mobil erfassen und in orgAnice CRM übertragen
Die orgAnice Solution AG erweitert ihr Portfolio um eine individuell zu erstellende App-Lösung. Die Lösung, bereitgestellt von der CONFIDENCE CENTER Information Logistics AG, einem Partnerunternehmen der orgAnice Solution AG, optimiert und unterstützt Prozesse in der mobilen Arbeitswelt und ist für Android und iOS verfügbar. Mit der App können beispielsweise Adressen, Ansprechpartner, Vorgänge und Aktivitäten sowie Projektzeiten erfasst und in die Datenbank der aktuellen orgAnice CRM 7-Version übertragen werden. Für jeden Anwendungsfall kann eine individuelle konfigurierte App entwickelt werden - ohne größere Programmierkenntnisse.
Kurze Wege zur eigenen App
Hauptbestandteil der CONFIDENCEapps-Plattform ist das App-Baukastensystem App-Designer, mit dem Android- und iOS-Apps konfiguriert werden. Der App-Designer stellt verschiedene Bausteine (z. B. Eingabefelder, GPS-Koordinaten, Unterschrift, uvm.) zur Verfügung. Die standardisierten Elemente für eine App werden einfach per Drag & Drop in den Entwurfsbereich gezogen und können dann individuell angepasst werden. In der richtigen Reihenfolge und mit den gewünschten Einstellungen (Vorbelegungen, Mindestlänge usw.) versehen, ergeben diese Elemente dann die individuelle App. Offline gespeichert, stehen die Daten Business-Anwendern auch dann zur Verfügung, wenn keine oder nur eine schlechte Verbindung zum Server besteht.
Schnittstelle PRIS: Daten-Integration durch Anbindung an orgAnice CRM
Die Schnittstelle PRIS (Process Integration Service) dient der lokalen Bereitstellung der mobil erfassten Nutzerdaten. Erfasste Daten werden in PRIS verarbeitet, der orgAnice-Datenbank hinzugefügt und dort zielgenau in einem passenden Ordner abgelegt. Beim Einsatz des Synchronisations- und Integrationstools PRIS können auch Aufgaben aus der Datenbank direkt an Mitarbeiter übertragen werden.
App-Anwendungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Typische Anwendungsbeispiele für die Business-App sind das Aufgabenmanagement die Zeiterfassung, Leistungsnachweise oder das Vorgänge- und Aktivitätenmanagement.
Daten zu täglich anfallenden Aufgaben, die zu delegieren, freizugeben, zu kontrollieren und zu erledigen sind, können mit der App erfasst in die orgAnice Datenbank übertragen und dort gespeichert werden. Jedem Datensatz kann eine oder mehrere Aufgaben zugeordnet werden. Dabei werden dann auch Daten wie Fristen und Prioritäten angezeigt.
Wichtige Funktionen in orgAnice CRM 7
Tages-Cockpit
Über eine Oberfläche erhält der Benutzer einen Überblick über die wichtigsten Informationen und kann vom Tages-Cockpit aus direkt die gewünschten Bereiche und Datensätze positionieren. Das Tages-Cockpit kann im bestimmten Rahmen an eigene Bedürfnisse angepasst werden. Die Anpassung kann zum einen die dargestellten Daten und zum anderen das Design betreffen.
Favoriten
Diese Funktion ermöglicht die Kennzeichnung von Datensätzen als „Favoriten“, um diese Datensätze schneller aufrufen zu können. Sie eignet sich bspw. dazu, solche Adressen und Ansprechpartner mit denen der Benutzer häufig kommuniziert, im Schnellzugriff zu haben. Die Funktion der orgAniceFavoriten entspricht der aus Internet-Browsern bekannten „Favoriten“-, bzw. „Lesezeichen“-Funktionalität.
orgAnice Hyperlinks
In orgAnice CRM 7 ist es möglich Hyperlinks auf orgAnice DB Datensätze zu erstellen. Die Funktion Hyperlink erstellen und kopieren (in die Zwischenablage) stehen im Kontextmenüpunkt „Hyperlink kopieren“, als auch unter dem Register „Bearbeiten“ zur Verfügung. Damit ist es möglich orgAnice Hyperlinks in Dokumente oder Dateiverzeichnisse einzufügen, die einen Rückverweis auf einen orgAnice Datensatz benötigen.
orgAnice AddressMagic
Liegen die einzugebenden Daten bereits ganz oder teilweise in elektronischer Form vor, z.B. auf einer Webseite, können sie mittels AddressMagic automatisch erfasst werden. Die Kontakterfassung/ -Änderung sowie die Qualifizierung durch Merkmale ist eine der wichtigsten, aber auch aufwendigsten Tätigkeiten im CRM-Prozess.
orgAnice CRM mobile
Mit orgAnice CRM mobile stehen alle orgAnice CRM-Funktionen mobil zur Verfügung. Ganz gleich ob Tablet, Notebook oder Smartphone, mit den Betriebssystemen Android, iOS oder Windows RT, überall kann orgAnice CRM genutzt werden. Auch mobil können Datensätze bearbeitet werden (erstellen, ändern oder löschen). Darüber hinaus steht eine Suchfunktion zur Verfügung und auch das Betrachten von abgelegten Dokumenten ist möglich. Anrufe und E-Mail Versand sind ebenfalls berücksichtigt.
Computertelefonie mit orgAnice 1A-Client
orgAnice CRM 7 wird durch den 1A-Client vom orgAnice-Partner ROMICO erweitert. Der 1A-Client verbindet Computer- und Telefontechnik zu einer funktionalen Einheit von großer Leistungsfähigkeit. Alle Telefonie-Funktionen stehen auch mobil zur Verfügung. Telefonate mit Kontakten aus orgAnice CRM 7 können mit dem Mobiltelefon geführt werden. Der 1A-Client ist mit allen Betriebssystemen kompatibel. Zudem macht die Telefonielösung standortunabhängig.
Business Intelligence-Reports
In Unternehmen bilden sich riesige Datenbanken. Die darin enthaltenen Informationen bleiben jedoch verborgen. Die Konsolidierung der Daten aus verschiedenen Unternehmensanwendungen zu übersichtlichen Kennzahlen ist zeitaufwendig und teuer. Gefragt ist die Echtzeit-Auswertung über alle Datenbestände. orgAnice Business Intelligence (BI) ermöglicht die Auswertung über mehrere MS SQL Datenbanken. orgAnice BI analysiert und konsolidiert die Daten der orgAnice-Datenbank und informiert laufend mit aggregierten Daten, Kennzahlen und Diagrammen über alle Vorgänge, Projekte und Umsätze. Dabei wird die Multi-Site-Mandantenfähigkeit von orgAnice berücksichtigt. Es ist nun möglich, direkt aus der BI zu den angezeigten orgAnice Datensätzen zu springen. Dies gilt nicht für aggregierte Daten und trägt zu einem besseren Verständnis der aufbereiteten BI-Daten bei.
Schnittstellen zu anderen Lösungs-Anbietern
Warenwirtschaft/ERP
SelectLine
In orgAnice, als auch in der Warenwirtschaft SelectLine ist die wichtigste Integrationsinformation die Adresse. In orgAnice werden alle für Ihr Unternehmen wichtigen Kontakte – Interessenten, Lieferanten, Kunden etc. – verwaltet. In der Warenwirtschaft finden Sie Kunden- und Lieferanten-Adressen.
SAP
orgAnice ERP Connect ermöglicht den Zugriff auf SAP mit Dateiablage, über Programmschnittstelle ERPConnect und ist "SAP Certified Integration with SAP NetWeaver" zertifiziert. orgAnice ERPConnect ist eine.NET Assembly, die es ermöglicht, ohne großen Aufwand und vor allem ohne aufwändige Infrastruktur oder zusätzliche Middleware mit orgAnice robuste SAP-Schnittstellen zu etablieren.
Dokumentenmanagement
OneNote
Mit der Schnittstelle wird der Export der Daten aus orgAnice CRM in OneNote als Karteikarte möglich. OneNote ist ein kostenloses Tool mit dem verschiedene Notizbücher erstellt werden können. Die Notizbücher können auch in der Cloud synchronisiert werden. Das Tool ist für viele verschiedene Plattformen verfügbar. Darunter fallen Windows 7, 8 und 8.1, Mac OS X, Android, iOS und Windows Phone. Zusätzlich kann der Dienst auch im Browser genutzt werden. Alle Daten können auf allen Plattformen synchronisiert werden. So kann aus der OneNote Karteikarte auf den zugehörigen orgAnice-Datensatz verlinkt werden. Es entsteht eine wechselseitige Verlinkung mit der nun über die Volltextsuche von OneNote nach beliebigen Begriffen gesucht werden kann. Sind Daten durch orgAnice in OneNote abgelegt findet sich durch den orgAnice Hyperlink eine Rückverlinkung auf orgAnice.
Microsoft Sharepoint
Die Umsetzung komplexer Projekte setzt eine Steuerung voraus. Die Webanwendung Microsoft SharePoint ermöglicht die Zusammenarbeit, beispielsweise das Verwalten von Projekten oder die Koordination von Aufgaben. orgAnice CRM bietet die Schnittstelle zu SharePoint. Webbasiert wird die problemlose Übergabe von Dokumenten sowie die Nutzung von orgAnice SQL-Tabellen in SharePoint unterstützt.
ELO Digital Office
In orgAnice CRM werden alle für das Unternehmen wichtige Kontaktdaten - Interessenten, Lieferanten, Kunden, Adressen, etc. - verwaltet. Im Dokumentenmanagement von ELO werden der Adresse automatisch Dokumentenablagen in Form von elektronischen Ordnern zugewiesen
Office
orgAnice OutlookSync
Da die meisten Smartphones eine Standardschnittstelle zu Outlook/Exchange besitzen, können Sie mit Hilfe von OutlookSync per Knopfklick Adress- und Ansprechpartnerdaten, Termine sowie Aktivitäten aus orgAnice nach Outlook abgleichen und dann diese Daten mit dem synchronisieren. Der in orgAnice CRM enthaltene OutlookConnector ist für das Ablegen von E-Mails von Outlook in orgAnice zuständig. OutlookSync ist für die Synchronisierung von Kontakten und Terminen verantwortlich. Somit ergänzen sich OutlookSync und der OutlookConnector.
orgAnice ExcelTransfer
Mit dem AddOn ExcelTransfer stellt orgAnice ein Integrationswerkzeug zur Verfügung. Die Daten können so direkt aus einer Excel-Tabelle in eine orgAnice Datenbanktabelle zur weiteren Verarbeitung übernommen werden.
DATEV
Mit der DATEV Schnittstelle werden die Daten der Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen (Bestellwesen) sowie die Daten für den Zahlungsverkehr zu den Programmen der DATEV übertragen. Der Datenaustausch kann dabei mit Diskette oder E-Mail erfolgen. Die Verarbeitung der Daten kann dann beim Steuerberater oder auf dem eigenen PC erfolgen. Die DATEV stellt hierzu entsprechende Programme zur Verfügung.
Weblinks
Youtube-Channel orgAnice Software Factory
Content und Kontaktverwaltung, C´t März 2016
Premiere von orgAnice CRM 7, eCommerce Magazin, März 2015
Customer Relationships Managements: Wissen, was der Kunde will, Handelsblatt, September 2011
