Personal Information Manager

Ein Personal Information Manager (englisch für persönlicher Informationsverwalter), kurz PIM, ist eine Software, die persönliche Daten wie Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen organisiert und verwaltet. Er stellt die elektronische Variante eines Organizers dar.

Eigenschaften und Funktionen

PIM-Software kann sowohl für einzelne Benutzer als auch für den Betrieb in Netzwerken (LAN oder WAN) konzipiert sein. Bei Netzwerk-Lösungen spielt die Benutzerverwaltung eine wichtige Rolle, da jeder Benutzer seine eigenen Daten verwalten möchte und nicht alle Benutzer alle Daten ansehen oder bearbeiten sollen. Ferner spielt PIM-Software auf Handheld-Computern, PDAs, Smartphones und sogar Mobiltelefonen eine wichtige Rolle.

Da viele unterschiedliche Daten zu verwalten sind, werden an die Speicherverwaltung von PIM-Software besonders hohe Anforderungen gestellt. Aus Sicht des Anwenders ist außerdem die Ergonomie der Benutzeroberfläche wichtig. Bekannte Beispiele von PIM-Benutzeroberflächen sind:

• Rolodex: PIMs dieser Art orientieren sich an rotierbaren Karteikarten-Systemen.
• Filofax: PIMs dieser Art orientieren sich an ringbuchartigen Papier-Organizern.
• Outliner: PIMs dieser Art benutzen eine baumartige Navigationsstruktur, ähnlich dem Aufbau einer Webseite im Internet.

Anforderungen

Neben Grundfunktionen für Adressen-, Termin-, Aufgaben- und Notizverwaltung werden häufig weitere Funktionen von PIMs gewünscht:

• Unterstützung von selbst definierten Datenfeldern in der Adressverwaltung
• Möglichkeit der Speicherung von Bildern und deren Verwaltung
• Erinnerungsfunktion zu bestimmten Zeiten an Termine und Geburtstage
• Import und Export von Daten
• Synchronisation bzw. Datenaustausch mit mobilen Endgeräten wie Blackberry-, Palm- und Pocket-PC-Geräten sowie Mobiltelefonen
• Verwaltung von elektronischen Dokumenten wie Faxe, E-Mails, Web-Feeds oder Newsgroup-Einträge.

Verbreitete PIMs

Programm	Betriebssystem	Lizenz	Eigenschaften
Apple iCal mit Adressbuch und Mail	Mac OS X	proprietär	Adressen, Aufgaben, Kalender/Termine, Mails, Notizen, RSS-Feeds
EGroupware	plattformunabhängig	proprietär, GPL	Adressen, Aufgaben, CMS, Dokumentenverwaltung, Kalender/Termine, Mails, Nachrichten, Projektmanager, Ressourcenmanagement, Stundenzettel, Wiki, Wissensbank
Evolution	Linux	Freie Software, GPL	Adressen, Aufgaben, Kalender/Termine, Mails, Nachrichten, Notizen, RSS, Newsreader
Kontact	Unix, Linux/KDE, Mac OS X, Windows	freie Software, GPL	Adressen, Aufgaben, Kalender/Termine, Mails, Nachrichten, Notizen, Wetter
Lotus Organizer	Windows	proprietär	Adressen, Aufgaben, Kalender/Termine, Notizen
Microsoft Outlook	Windows, Mac OS X	proprietär	Adressen, Aufgaben, Journal, Kalender/Termine, Mails, Notizen
Mozilla Sunbird	plattformunabhängig	freie Software, GPL	Aufgaben, Kalender/Termine
Mozilla Thunderbird mit Lightning	plattformunabhängig	freie Software, GPL	Adressen, Aufgaben, Kalender/Termine, Mails, Nachrichten, Notizen, RSS
MyInfo	Windows	proprietär	Aufgaben, Bookmarkverwaltung, Journal, Outliner, Notizen
Open-Xchange und MailXchange	plattformunabhängig	freie Software, GPL	Adressen, Aufgaben, Dokumentenverwaltung, Kalender/Termine, Mails, Widgets
Palm Desktop	Windows / Mac OS	Wird mit Palm Taschencomputer mitgeliefert	Adressen, Aufgaben, Kalender, Notizen
PhpGroupWare	plattformunabhängig	freie Software, GPL	Adressen, Aufgaben, Dokumenten-/Bookmarkverwaltung, Kalender/Termine, Mails, Projektmanager, Wiki, Wissensbank, Chat, Helpdesk / Trouble Ticket System
Taskwarrior	Linux, semi-cross-platform (Windows Subsystem for Linux, Cygwin)	freie Software, MIT-Lizenz	Zeit- und Aufgabenmanagement mit Kommandozeilen-Interface

Marktsituation

Seit Jahren wird das PIM-Software-Segment von Microsoft Outlook dominiert. Dieses Programm ist Bestandteil des Office-Paketes Microsoft Office und entsprechend weit verbreitet. Es existieren für den professionellen Einsatz auch alternative proprietäre Produkte.

Die freien Office-Pakete OpenOffice.org und LibreOffice enthalten keinen eigenen PIM, doch es gibt alternativ PIM-Software wie Kontact, Evolution und Mozilla Thunderbird mit der Erweiterung (Add-On) Lightning als Ersatz.

Web-PIMs

Sogenannte Web-PIMs sind Server, die über Webbrowser genutzt werden. Nachdem man sich mittels Passwort eingeloggt hat, findet man eine vertraute Arbeitsumgebung mit allen seinen Adressen und Terminen vor.

Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass die Verfügbarkeit der Daten nicht von der Verfügbarkeit des persönlichen Computers abhängt. Ein Web-PIM im Internet ist weltweit mit jedem Gerät nutzbar, das aufs Internet zugreifen und Webseiten darstellen kann. Nachteilig ist, dass die Verfügbarkeit der Daten von der Verfügbarkeit der Server und der Netzwerkverbindung abhängt.

Eine frühe Lösung dieser Art ist OpenMail. GroupWise bietet die Nutzung über Webbrowser seit 1996. Seit 1998 gibt es auch Outlook Web Access. Mittlerweile gibt es auch entsprechende Software, die kostenlos oder sogar Open Source ist, zum Beispiel phpGroupWare. Allen gemein ist der zusätzliche Vorteil, dass sie die Daten mehrerer Benutzer verwalten, die deshalb Daten gemeinsam nutzen können.

Inzwischen gibt es im Internet auch kostenlose Dienste, die sich zu einem über Webbrowser nutzbaren PIM kombinieren lassen, beispielsweise von Google und Yahoo. Die Inanspruchnahme eines solchen Dienstleisters setzt allerdings Vertrauen in dessen Integrität voraus.

Die dynamische Entwicklung der Web-Applikationen führt dazu, dass Web-PIMs mit anderen Web-Applikationen zusammenwachsen. So kombiniert z. B. Airset die Funktionen eines PIMs mit denen eines oder auch mehrerer sozialer Netzwerke und Cloud-Computing.

Siehe auch

• Liste von Personal Information Manager
• Groupware
• Gliederungseditor, ein elektronischer Zettelkasten
• iCalendar, ein Datenformat zum Austausch von Kalenderinformationen (*.ics)
• vCard, ein Datenformat zum Austausch von Kontaktdaten (*.vcf)

Literatur

• Bill Dyszel: Outlook 2007 für Dummies. 1. Auflage, Wiley-VCH, 2007, ISBN 3-527-70309-8.
• Seiwert, Wöltje, Obermeyr: Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook. 5. Auflage, Microsoft Press, 2007, ISBN 3-86645-417-1.
• Steffen Buzin: Neue Interface-Konzepte für Email-Manager. 1. Auflage, Vdm Verlag Dr. Müller, 2007, ISBN 3-8364-1136-9.