Wikiup:Aktionstag Wikipedia 2019/Zeitplan
Zeitplan
Eine der häufigsten Rückmeldung zur Umsetzung des Aktionstages „Wikipedia vor Ort“ 2019 waren der knappe Zeitplan zur Planung und Organisation von Aktionen vor Ort. Mit diesem Feedback haben wir den Zeitplan wie folgt angepasst:
| (Bis) Wann? | Was passiert? |
|---|---|
| 27.05.2019 | Veröffentlichung Planungsseite für den Aktionstag Wikipedia vor Ort 2019 |
| 01.08.2019 | Verbindliche Anmeldung aller teilnehmenden Gruppen, die am Aktionstag teilnehmen möchten |
| 05 – 09.08.2019 | Teilnahme an der Kick-Off Telefonkonferenz |
| 05.10.2019 | Teilnahme an der Aktionstags-Session zur WikiCon |
| 01.08.2019 – 10.11.2019 | Planung der Aktion vor Ort (Organisation eines Raumes, Programm festlegen etc.) |
| 01.09.2019 – 10.11.2019 | Bewerbung der Aktion vor Ort mit Flyer, Poster und online |
| 30.10.2019 – 10.11.2019 | Bannerschaltung in der deutschsprachigen Wikipedia mit Aufruf und Bewerbung Aktionstag “Wikipedia vor Ort” |
| 10.11.2019 | Aktionstag „Wikipedia vor Ort“ findet statt |
Organisatorische Informationen
Unterstützung durch WMDE
Als gemeinsame Aktion, unterstützen die Vereine natürlich bei der Organisation der Aktivitäten vor Ort. Aus dem letzten Jahr haben wir ganz unterschiedliches Feedback erhalten und würden daher gerne vorab eure Interessen und Bedürfnisse abfragen. Bitte versteht die folgenden Vorschläge als Angebot, nicht als Verpflichtung. In 2 Telefonkonferenzen (06.08.2019 und 08.08.2019) fand mit allen angemeldeten Gruppen ein Austausch zu Zielvorstellungen des Aktionstages und den Planungsständen in den jeweiligen Städten statt. Auch wurden hier die Unterstützungsangebote dargestellt und organisatorische Fragen beantwortet: Datei:Auftakt Wikipedia vor Ort 2019 - WMDE.pdf
Wie letztes Jahr wurde auf der WikiCon eine Session (4. – 6. Oktober 2019) mit denjenigen, die anwesend sind, ein Arbeitstreffen organisiert, um die jeweiligen Planungsstände vorzustellen und ein Austausch der organisierenden Gruppen untereinander zu ermöglichen. Das Arbeitstreffen fand am 04.10. um 17:00 Uhr im Zuckerfritz (Seminarraum 3.004) statt: Programmpunkt WikiCon. Datei:WikiCon - Präsentation Aktionstag 2019.pdf
Catering
Es gibt wie im letzten Jahr ein Budget für Verpflegung (Brötchen o.ä., nichtalkoholische Getränke) während des Aktionstags. Die Kostenübernahme (direkt oder per Erstattung) erfolgt wie gewohnt gemäß der Richtlinien des jeweiligen Chapters.
Räume
Falls ihr keine eigenen Räume habt, können wir euch bei der Suche eines Raums unterstützen (Anmietung, Räume von Kooperationspartner etc.). Teilt uns eure Bedarfe gerne direkt bei der Anmeldung mit.
Checkliste
Vor dem Event:
Lokale Koordination
- ggf. Raum suchen und anmieten
- Erstattung bei Chapter anfragen
- lokale Kooperationspartner/-innen finden (z.B. Bibliotheken, Volkshochschulen etc.)
- Programmteam bilden
- Programm festlegen (Möglichkeiten und Ideensammlung siehe "Programm")
- Rollen für den Aktionstag verteilen: Moderation, Pressebetreuung, Vortragende, Standbetreuung, Technik, Catering… je nachdem was geplant ist
- Brandschutz und Notausgänge überprüfen
Materialbeschaffung - und bestellungen
- Flyer und Poster bei WMDE anfragen (über Formular, Abfrage erfolgt per E-Mail)
- Technische Bedarfe klären (Werden Laptops gebraucht? WLAN?)
- ggf. Technik leihen (Förderung Leihgeräte oder über Anbieter vor Ort)
- Catering und Getränke bestellen/beschaffen
Vorbereitung Öffentlichkeitsarbeit
- Ideen sammeln zu welchen Folgeveranstaltungen interessierte Neulinge eingeladen werden könnten
- lokale WP-Projektseite erstellen, auf die von der Landingpage der Bannerkampagne verlinkt werden kann (Vorlage bzw. Grafiken werden rechtzeitig bereitgestellt)
- Programm auf die Projektseite schreiben
- Kommunikation planen, z. B.:
- Flyer verteilen, Poster aufhängen
- Anzeigen schalten z.B. in lokalen Zeitungen
- Bekanntmachen über Social Media (Facebook-Veranstaltung anlegen, Hashtag #WikipediavorOrt nutzen)
- Presse einladen (Pressetexte werden zur Verfügung gestellt)
- Präsentationen vorbereiten (z. B. Was ist Wikipedia?, Material für Einführungskurse gibt es hier)
- ggf. Benutzerkonten für Neue anlegen (falls Einführungskurse stattfinden)
Am Aktionstag:
- Vorbereitung des Raums (beim letzten Mal waren Besucher*innen schon 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn vor Ort)
- Teilnehmende zählen (WMDE kann dabei ggf. vor Ort unterstützen)
- Gäste zu Folgeveranstaltungen einladen (Flyer werden zur Verfügung gestellt)
- Liste zum Eintragen der E-Mail-Adressen auslegen (Liste wird zur Verfügung gestellt)
- Gästen den Befragungsbogen geben (Bogen wird zur Verfügung gestellt)
- Falls praktische Einführungskurse angeboten werden: Neuregistrierte auf lokaler Seite unterschreiben lassen, Outreachdashboard nutzen (Kampagnenname folgt)
- Begleitung des Tags auf Social Media (Fotos machen und bei Facbeook und Twitter hochladen - Anonymitätswünsche beachten)
Nach dem Event:
- Teilnehmendenzahlen an die Chapter übermitteln
- Auswertung im Team und Rückmeldung an die Chapter (auf Projektseite und über Evaluationsbogen wird zur Verfügung gestellt)
- Ergebnisse über Social Media kommunizieren
- Teilnehmende an Folgeveranstaltungen zählen, die aufgrund des Aktionstag gekommen sind und die Zahlen an die Chapter übermitteln
