Wikiup:Community-Projektbudget/AG-Zukunft-2013/Protokoll-AG-Treffen-1

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Workshop zum 1. Treffen der Arbeitsgruppe zur Erarbeitung von Änderungsvorschlägen für die Zukunft des CPB

  • Am 8. September 2013 von 9.30 bis 16.30 Uhr
  • in den Räumen des
  • Wikimedia Deutschland e.V.
  • Obentrautstraße 72
  • 10963 Berlin
Als PDF-Version mit Fotos gibt es dieses Protokoll hier.

Herausforderung

Ablauf AG Zukunft

“Wie können wir als AG bis 30.10. Änderungsvorschläge entwickeln, mit denen die Idee des Förderprogramms in Zukunft fortgeführt werden kann und die geförderten Projekte erfolgreich gestaltet und umgesetzt werden können?“ (Später im Workshop von der AG ergänzt um “und können einen oder mehrere Anträge mit verschiedenen Optionen zur MV einbringen”.)

Teilnehmer

Einleitung

Pavel Richter eröffnete mit einem kurzen Besuch der AG den Tag, hieß die Teilnehmer des Treffens in den Räumen von Wikimedia Deutschland willkommen und wünschte ihnen gutes Gelingen und viel Spaß. Workshopmoderator Steffen Bahnsen skizzierte den Tag und stellte den Zeitplan und die Methoden vor, mit denen der Workshop gestaltet werden sollte. Sebastian Sooth verschaffte den Teilnehmern einen Überblick zur Geschichte des CPB, zur derzeitigen Lage und rief den Teilnehmern für die Aufgabe relevante Zahlen, Fakten und Mitgliederversammlungsbeschlüsse ins Gedächnis.

Erwartung der Teilnehmer

Nach der Vorstellungsrunde und einem Warm-Up artikulierten die Teilnehmer folgende Erwartungen an den Tag:

  • offene und konstruktive Diskussion
  • Analyse des Ist-Zustands
  • Analyse der Punkte, die bis dato schief liefen
  • imaginäre Landkarte des CPB
  • umfassendes Verstehen und Reflektieren der Lage
  • Blick von Außen erreichen
  • denken, ohne sich gegenseitig zu beballern
  • gemeinsam einen Antrag skizzieren, ohne sich unproduktiv zu streiten
  • neues Signal an die Communitys senden
  • Benachrichtigung der Communitys über das Ergebnis des Tages
  • Umsetzung der Ergebnisse nach dem Workshop
  • Klärung der Grundidee des CPB
  • gemeinsame Idee zur Gestaltung der Arbeit in der AG entwickeln


Themen und Teams

Um möglichst alle relevanten Sichtweisen zur Aufgabe zu berücksichtigen wurden die folgenden drei Schwerpunkte ausgehandelt. Zu diesen ergänzten die Teilnehmer die Aspekte Evaluation und Förderrichtlinien (b), sowie Geschäftsordnung und Förderrichtlinien (c) und teilten sich dann in drei Teams auf, um an der Analyse zu arbeiten:

a) Kommunikation mit den Communitys

  • (Bernd, Ralf, Jürgen)

b) Begleitung der Projekte von der Idee zur Umsetzung

  • (Anja, Alex, Dirk)

c) Entscheidungsverfahren

  • (Oliver, Nico, Andreas)


Ergebnisse der Analyse-Phase

Nach einer knappen Stunde Arbeit in den Teams stand die Basis zur Weiterarbeit durch die Analyse und die Integration aller Sichtweisen und Informationen.

Gruppe a) Thema “Kommunikation mit den Communitys”:

  • Zu Bearbeitung in der AG-Arbeit ausgewählte Aspekte des Themas:
  • es besteht eine Spannung zwischen den Communitys und dem Verein
  • Vetternwirtschaft ist eine Vermutung, Unterstellung oder Kritik
  • es gibt keine Abgrenzung zwischen dem was bezahlte Arbeit ist und was nicht
  • die bisherigen Wege, die Communitys anzusprechen, reichen nicht aus
  • im vorigen Punkt sieht das Team den Grund, warum so wenig Anträge gestellt werden
  • angenommene Gründe der Zurückhaltung sind weiter: Bürokratie, technische Hindernisse, mangelnde Transparenz
  • es herrscht in der Diskussion um das CPB die Ansicht, es werden immer dieselben Projekte gefördert (z.B. Fotos)
  • Ansicht: "die wollen doch nur ihren Lebensunterhalt verdienen."
  • Frage aus den Diskussionen um das CPB: “geförderte Projekte sollen nicht zu groß und nicht zu teuer sein” vs. Ursprungsidee CPB (Hinweis SE auf Gründungsgeschichte CPB und Entstehung des Ursprungsantrags von März 2011)


Gruppe b) Thema “Begleitung der Projekte von der Idee zur Umsetzung”:

Zu Bearbeitung in der AG-Arbeit ausgewählte Aspekte des Themas: Das Team schlüsselte den Prozess in verschiedene Arbeitsphasen auf und benannte diese mit:

  1. Ideenentwicklung
  2. Idee veröffentlichen
  3. Antrag stellen
  4. Antrag verbessern
  5. Projektstart
  6. Projektmanagement
  7. Krisenmanagement
  8. Evaluation

Daraufhin wurden diejenigen Schritte erörtert, bei denen mehr Unterstützung sinnvoll wäre. Das Team stellte fest, dass es das Angebot von Projekte-Workshops bereits gab. Weiterhin kam als Rückmeldung aus den Communitys der Wunsch nach Starthilfe; es wurde mehr organisationelle Unterstützung erwartet. Andererseits bestand die Frage, wieviel Einmischung seitens des Vereins möglich oder nötig ist, um nicht Attacken aus den Communitys zu provozieren. Die Vorstellung schloss mit der Frage, ob nicht eine Änderungsantrag auf der MV zur Lösung der Problematik nötig sei.

Gruppe c) Thema “Entscheidungsverfahren”:

Zu Bearbeitung in der AG-Arbeit ausgewählte Aspekte des Themas:

Das Team gestaltete seine Zeit mit einer umfassenden Diskussion und einem anschliessendem Brainstorming zu drei konkreten Fragestellungen. Die Teilnehmer stellten fest, das große Probleme in den Communitys bestünden durch folgende Faktoren:

  • Es gibt keine Möglichkeit, mitzumachen, was administrativer Bevormundung geschuldet ist (meint: “Begleitung und Unterstützung durch den Verein wird von Teilen der Community als administrative Bevormundung empfunden, weil dadurch gefühlter Einfluß auf Projektarbeit schon lange vor Entscheidung entstünde”)
  • Es muss transparenten Raum und klare Regeln geben, es bräuchte dafür eine Vorschlagsstruktur als dauerhafte Einrichtung
  • Die Communitys haben keine Mittel, in das Entscheidungsverfahren einzugreifen und die Förderrichtlinien zu beeinflussen

Darüber hinaus sah das Team Schwierigkeiten in der möglichen Befangenheit der Entscheidungsträger, man wisse nicht, wer im Umfeld ist. Oft wird kein Antrag gestellt, weil das Bashing aus den Communitys nicht ertragen wird. Vor dem Bashing besteht kein persönlicher Schutz, man sollte sich als Verein schützend vor den Antragsteller stellen. Der mögliche Selbstbezug der Entscheidungsträger wird als Problem gesehen. Fluch und Segen zugleich sei, dass die Entscheidungsträger sich gut kennen. Daher wird "politische Hygiene" im Entscheidungsverfahren gefordert.

Entwicklung der Arbeitspakete

Dem Wunsch der Teilnehmer wurde nachgekommen, dass die folgenden Schritte nach der Analyse – Zielsetzung und Arbeitspakete – nicht in drei Teams stattfinden, sondern im moderierten Plenum gemeinsam erarbeitet werden.

Zu Beginn der Arbeitsphase einigte sich die AG darauf, zusätzlich zu Änderungsvorschlägen auch einen (oder mehre) Anträge mit verschiedenen Optionen zur Mitgliederversammlung einzureichen und vorab vorzustellen.


Nach einer breiten und tiefen Diskussion entstand aufbauend auf der Analyse der Themenfelder aus den Teams ein Maßnahmenplan, zu dessen Erledigung sich die Teilnehmer zuordneten. Die Zuordnung innerhalb der Arbeitspakete machen die drei Gruppen nach dem Workshop. Gemeinsam wurde festgesetzt, zu welchem Termin die Arbeitspakete fertig sein müssen und welchen der Schwerpunkte sie jeweils ansprechen.

Zu bearbeitende Themenfelder/Aspekte:

  • Regelungstexte schreiben, Bestand redigieren, Regeln zusammenstellen und zu einem Entwurf "0" zusammenstellen (c1)
  • solide Interview-Analyse nach Vorliegen der Befragungsergebnisse und Klärung, was reformiert werden muss (a1, b1, c2)
  • Entwurf zur “politischen Hygiene” ausarbeiten (c3)
  • wie sieht ein modulares System zur Antragstellung aus (b2)
  • Einrichten eines “Kommunikationsportals” für Feedbackmöglichkeiten der Communitys zu den Änderungs-/Regelungsvorschlägen (a2, c4)
  • Erklärungen zu “Interessenskonflikten” anderer NRO's sichten und ggf. in Vorschlag übernehmen (c5)
  • Sammlung zu Zielsetzungen des gesamten Förderprogramms (a3, b3, c6)
  • Motivation und Einbeziehung der Antragsteller (a4, b4)
  • Bedürfnis-Analyse Antragsteller (a5)
  • Klärung der Gerechtigkeitsempfinden und Verhältnismäßigkeit der Förderung (a6)
  • Thema Trennung von Personal- und Sachkosten, was sind die Kostenarten (b5, c7)

Für die gesamte AG resultierten zudem folgende Aufgaben, die Sebaso als Ansprechpartner für die AG in der GS organisieren soll:

  • doodle für das nächste Treffen (Ende September/Anfang Oktober)
  • Info: Wie sollte ein Antrag aussehen? Wie eine Begründung zum Antrag?
  • Strukturierte E-Mail Kommunikation einhalten (zB Betreffs mit Zuordnung der Themenfelder)
  • Klärung der Frage: Was bedeutet “Communitys”?
  • Klärung der Frage: Wie sind die bisherigen Projekt-Ergebnisse darstellbar?
  • Klärung der Frage, ob und wie sich die AG in Karlsruhe zur Wikicon präsentiert
  • Klärung der Frage und Information darüber, wie die Communitys Feedback zu Zwischenergebnissen geben können
  • Erfahrungsaustausch innerhalb der AG vertiefen
  • Kommunikation der AG-Arbeit: Vertraulichkeit vs. Transparenz
  • Hinweise zu den verwendeten Tools und Einrichtung AG-Wiki-Bereich
  • Protokollentwurf vor Veröffentlichung durch Sebaso auf der WP:CPB-Seite sichten

Schluss

Pünktlich um 16.30 Uhr konnte der Tag mit einem umfassenden und terminorientierten Arbeitspaket geschlossen werden. Positiv aufgenommen war der klare Arbeitsauftrag, der in Aufgaben und Zeitleiste mündete. Während des ganzen Tages war kein Rechner auf, es herrschte eine gute, "berauschende" Gesprächskultur und es wurde flexibel auf die Wünsche der Teilnehmer eingegangen. Zur Verbesserung wurde für ein nächstes Mal unbedingt wieder ein Moderator gewünscht, weiterhin ein Beamer, und dass Raimond und Sebastian dabei wären. Die Präsentationszeit inklusive Feedback könnte länger bemessen sein. Das Arbeiten mit Post-Its wurde einerseits als “Zettelwirtschaft” negativ empfunden, andererseits auch für den nächsten Workshop gewünscht.

  • Nächstes Treffen der AG: Ende September/Anfang Oktober

Anhang

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