Wikiup:Förderprogramm Freies Wissen/Programmportal/Protokoll 1. Arbeitstreffen

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Ergebnisprotokoll FFW-Arbeitstreffen 22.2.2014, Berlin

Am Samstag, 22.2.2014 fand in Berlin das erste offene Arbeitstreffen zur Entwicklung des Förderprogramms Freies Wissen statt. Die Teilnehmenden diskutierten intensiv, welche Schritte bis Ende Mai umgesetzt sein sollten und legten dabei in der Gruppenarbeit einen großen Schwerpunkt auf den Start des Ideenportals und die Entwicklung des Servicepaketes zur Unterstützung von Ideengebenden.

Bis zum nächsten Arbeitstreffen Ende März (voraussichtlich am Samstag, 22.3. in den Workshopräumen von Wikimedia Deutschland in Berlin) soll der Anforderungskatalog für die Einrichtung des Ideenportals entstehen und diskutiert werden, damit anschließend entschieden werden kann, auf welchem Weg bis Ende Mai eine Betaversion oder zumindest eine sehr konkrete Umsetzungsgrundlage entstehen können.

Außerdem soll zur Teilnahme an der Arbeitsgruppe zur Entwicklung und Begleitung des FFWs aufgerufen werden und es soll einfacher Verständlich beschrieben werden, wie man auch jetzt schon Ideen einreichen und Förderungen im Rahmen des FFWs bekommen kann.

Als besondere Herausforderung wird die zukünftige Kommunikation zum FFW gesehen, die das komplexe Förderprogramm möglichst niedrigschwellig und unbürokratisch nutzbar und mitentwickelbar machen soll.

Das Ergebnisprotokoll ist in dieser Form sehr lang, in Zukunft soll es bessere Formate zur Dokumentation der Arbeit am Programm geben. Als Einstieg reicht das Lesen des Abschnitts "Kurzfassung Ergebnisse". Verständnisfragen gerne auf der Diskussionsseite stellen.

Kurzfassung Ergebnisse:

nächste Schritte

Wer	Was	bis Wann	Status
Mitentwicklung des Anforderungsprofils für das FFW-Portal	Alex, Andreas, Jens, Sebaso	ab sofort bis 22.3.	in Arbeit, erstes Treffen hat stattgefunden, Entwurf geplant KW 11
Darstellung: Wie läuft aktuell die Antragstellung?	Jürgen, Sebaso	bis 28.2.	done, auf WP:FFW klarer dargestellt
Community-Einbindung beim Servicepaket entwickeln	Sebastian, Alex, Rebecca	ab sofort bis 22.3.	Telko in Vorbereitung
“Wie gehts weiter mit der AG”-Vorschlag und Entwurf für Aufruf zum mitmachen	Sebaso, Bernd	starten bis 26.2.	Entwurf noch in Arbeit (SE)
Nächster Arbeitstreffen-Termin: um den 22.3.	Doodle von Sebaso	Anfang der Woche	(done, Termin 22.3.2014 ausgewählt)
Personas definieren als Grundlage	(Sebaso stößt an)		in AG Ideenportal als todo definiert
Kommunikationsfragen klären	(Sebaso stößt an)		offen

Grundstruktur der AG-Arbeit:

• a) es wird einen Aufruf zur Mitarbeit an der AG geben
• b) das nächste Arbeitstreffen findet Ende März in Berlin statt (voraussichtlich Samstag, 22.3.)

Info zum Zeitplan der Arbeit am FFW:

• Gesamtrahmen: Förderprogramm strukturiert durch:
  • Kalenderjahre (1x pro Jahr Bericht an MV),
  • Mitgliederversammlungen (2x im Jahr - Möglichkeit von Anträgen aus dem Programmportal an die Mitgliederversammlung),
  • Laufzeit der einzelnen Projekte (bis zu 2 Jahre)

Beim Treffen festgelegt:

• 1. Meilenstein: 22. März 2014
• 2. Meilenstein: Mitgliederversammlung am 24. Mai 2014
• weiterer Zeitplan wird auf auf dem nächsten Treffen Ende März besprochen

Teilnehmer:

• Sebastian Sooth (WMDE)
• Rebecca Cotton (WMDE)
• Jens Best
• AndreasP
• Brücke
• Jürgen Friedrich
• Sebastian Wallroth
• Anja Ebersbach
• Stepro
• Rlbberlin
• Alexej
• Michael Jahn (WMDE)

Moderation: Sophie Scholz

Ziele des Workshops:

Am Ende des Tages:

• haben die Teilnehmenden einen Überblick über die Strukturen und den aktuellen Stand der Planung des FFW
• liegen Vorschläge vor, wie die Entwicklung, Begleitung und Umsetzung des Programms und von Projekten durch Wikimedianer aussehen kann
• sind einzelne Module bezüglich Herausforderungen, Chancen und neuen Herangehensweisen diskutiert worden und erste Antworten / Lösungsvorschläge gefunden worden.
• liegen Vereinbarungen zu den nächsten Schritten der Zusammenarbeit und der Grundstruktur der AG-Zusammenarbeit vor
• liegt ein nach außen kommunizierbares Ergebnis vor, mit dem anderen Interessierte informiert und eingebunden werden können

Leitfrage für den Workshop

• Wie müssen wir vorgehen, um die Entwicklung, Umsetzung und Begleitung des FFW gemeinsam mit den Communitys so zu gestalten, dass aus der Vielzahl von Ideen gemeinsam große Projekte erfolgreich durchgeführt werden können, mit denen Freies Wissen gefördert wird?

Langfassung Ergebnisse:

Ablauf des Tages:

9:30 bis 17 Uhr

Ankommen

Begrüßung, Vorstellung

Das FFW und seine Module - Kurzinputs + Kleingruppenarbeit

• Begleitende Module/Themen:

• Strukturierung und Beschreibung der WMDE-Förderlandschaft
• Infokampagnen - Ziele und Zielgruppen
• im FFW sollen alle Programmmodule ganz besonders " in Rückkopplung mit den Communitys" durchgeführt werden - was für Möglichkeiten gibt es dafür

• Programmmodule:

• Ideenportal
• Servicepaket
• Entscheidungsportal
• Projektumsetzung
• Programmportal

Mittag

Vertiefende Arbeit zu ausgewählten Modulen in Kleingruppen, Vorbereitung im Plenum

Kaffee und Kuchen

Zusammentragen der Ergebnisse

nächste Schritte + Grundstruktur der weiteren AG-Arbeit

Workshop-Ende

Auswahl und Priorisierung der vertiefenden Kleingruppen-Arbeit im Arbeitstreffen:

Themensortierung:

• Ideenportal 7
• Servicepaket 4
• Entscheidungsportal 3
• Persona(s definieren) 3
• Beirat!? 3

• Das Portal (alle Aspekte) 1
• Projektumsetzung 1
• Infokampagnen 1
• Kommunikationsstrukturen 1

• Programmportal+Community-Begleitung
• Verschränkung der Programme
• Die (Arbeit und Struktur der) AG!?

Sammlung von wichtigen Punkten für die Arbeit am FFW

• unter dem Aspekt a) Zeitfaktor “was passiert bis Ende Mai” und b) Rolle der Communitys dabei (nach Themen zusammensortiert)

Ideenportal

• Kommunikationsstruktur (entwickeln)
• Persona(s definieren)

• Verschränkung der Programme (und Portale)

• niedrigeschwelliger Zugang

• Ergonomie

• Prozesse des Idee->Projekt->Umsetzungs-Ablaufs
• Was hat dieses Portal mit Entscheidung und Programm zu tun?
• Von der Idee zum Antrag (Der Weg durch den Dschungel)

• Wie Ansprache potenzieller Ideengeber
• Zielgruppe ins Ideenportal bekommen
• Wie erfahren uns unbekannte "Ideengeber" vom Portal?
• Einbettung in Wikipedia-Artikel vs Anzeigen in Printmedien

• Menschen mit Ideen betreuen
• Wie bekommen Ideengeber gutes Feedback + Mitstreiter im Ideenportal?
• Was sind ein "Ideengeber" 10 Wochen lang im Portal zu seiner/ihrer Idee?

Servicepaket

• Personalstärke
• Wieviele Mitarbeitende der GS unterstützen?
• Wieviel Zeit und Geld aus dem Servicepaket sind pro Idee sinnvoll nutzbar?
• Budget
• Kompetenz aneignen oder einkaufen?
• Welche Service von GS, welche von Communitys?

• Kommunikationsstruktur
• Listen (Katalog) von Dienstleistungen
• Städnig aktualisierter und verfügbarer Projektfortschrittsbericht
• Wie verstehen Antragsteller und Ideengeber, was sie tun müssen, um das Servicepaket nutzen zu können?
• Schnelle Antwortzeiten

• Verantwortungsstruktur in der GS

• Austausch mit anderen Ideenportalen
• unterschiedliche Maßstäbe
• Projektmentoren
• wenig Bürokratie

• Was sind die "Kosten"/"Gegenleistungen" für die Inanspruchnahme des Servicepakets?
• Wie Servicepaket lösungsorientiert entwickeln und Bedürfnisse sinnvoll erfassen?

• Welche Services sind besonders vielversprechend für Ideengenerierung?

Arbeitsauftrag Kleingruppen:

• Thema auswählen
• Welche Aufgaben oder Fragen ergeben sich für Zwischenergebnisse bis zur Mai-MV?
• Was sind die nächsten Schritte bezüglich dieser Fragen/Aufgaben?
• Wie kann die Community daran beteiligt werden?

Kleingruppe zum Servicepaket

• Ziel
  • Bis Ende Mai liegen exemplarische Servicepakete vor, die der MV vorgestellt werden können.

• Ausgangslage
  • Unter aktuellen Bedingungen wird ein Ausbau der Servicepakete nicht möglich sein. Es ist notwendig vorab eine Einschätzung einzuholen, welche Kosten (Geld, Personal, Kompetenzen) entstehen, wenn man die SP-Dienstleistung ausbauen will.
  • Offen: wer kann so eine Einschätzung kompetent geben? (Sebastian Wallroth kann jemanden empfehlen + es sollte auf externe und interne Erfahrungswerte zurückgegriffen werden)

• Vorgehen
  • An erster Stelle steht die Klärung der Frage: Was ist ein Servicepaket?

• • Welche Servicepakete gibt es schon und können als Orientierung dienen? Zum Beispiel das Literaturstipendium.
  • Vorstellbar sind z.B. 500 einzelne Module des SP, welche in der Gesamtheit die Module des SP sind
  • Ein Servicepaket ist eine Prozessbeschreibung. Ein Aspekt davon ist auch die Qualitätssicherung
  • SP ist eine umfassende Unterstützungsleistung u.a. auch Motivation der Antragsstellenden / Ideengeber
  • SP beinhaltet eine empathische Beraterperson
  • Antragssteller und Mitarbeitende der Geschäftsstelle wissen was ihre Aufgaben sind und auch was sie zu erwarten haben: eine genaue und einfach zugängliche Beschreibung hilft ihnen dabei
  • Die Beantragung eines SP ist möglichst einfach
  • Begriff “Paket” ist irreführend und notwendig für Mitarbeitende der Geschäftsstelle zu erläutern: sie sollen sich bewusst sein, dass sie für einen guten Service sich Detailwissen über das jeweilige Projekt aneignen müssen

• Offene Fragen
  • Sollen Antragsstellende Leistungen des SP verpflichtend in Anspruch nehmen, um eine funktionierende Kommunikation und auch Projektablauf zu garantieren?
  • Was sind ggfs. Kosten für die Inanspruchnahme des SP? Ist es gerechtfertigt für bestimmte Leistungen Geld zu verlangen?
  • Von wem wird Feedback eingeholt zu den exemplarisch entwickelten SP bis Mai?
  • Welche Rolle spielt die Community bei der Entwicklung der SP?
  • Wie kann eine Auslagerung von Servicepaketen an die Community zukünftig aussehen (z.B. Mentorenmodell)?
  • Wie sieht Qualitätssicherung im Servicepaket aus?

• Aufgaben:
  • offen: wer entwickelt die Beispiel-SP?

Kleingruppe zum Ideenportal

Zur Frage "Wie Ansprache potenzielle Ideengeber" wurde diskutiert, dass es um die Frage "wen wie ansprechen" geht, die nicht losgelöst von der Frage "ansprechen wozu (Ideenportal)" bearbeitet werden kann.

• Wann
  • Frage: Bewerbung von FFW und Portalidee: vor Mai-MV oder nach Mai-MV?
• Wo
  • Klären: Wo sind die (potentiellen) Antragsteller, um diese dort direkt ansprechen zu können.
  • Klären: Wer sprich wen an und wo? Personas definieren für Ansprachezielgruppen

• Vereinbarung
  • Aktive Ansprache von potentiellen Ideengebern, um 2-3 exemplarische FFW-Projekte oder -Ideen auf der MV vorzustellen, um zu zeigen, welche unterschiedlichen Wege der Ideen-/Projektumsetzung es gibt.
  • Klären: Timeline für die Arbeit bis Mai
  • Vorgehen: externe informieren über das FFW und sich von externen über andere Förderprogramme/Portale/Verfahren informieren lassen

• Zielstellung: Bis zur MV am 24.5.:
  • Variante a) Start des Portals in einer Beta-Version, danach öffentlich machen und bewerben
  • Variante b) mindestens eine ausführliche Konzeption mit klarer Umsetzungstimeline präsentieren

• • als Grundlage dafür Personas (Zielgruppe: Ideengeber/potentielle Antragssteller) defineren (nicht hier auf dem Workshop, im Anschluss)

• • zu klärende Fragen: Wie sieht das Portal aus? Welche Funktionalitäten hat es? Sind Ideen-, Entscheidungs-, Umsetzungsunterstützungsportal getrennte Portale, oder Schritte im selben Portal?
  • Wie erfolgt die technische Umsetzung? (zb: SMW, startnext, jovoto, opensource-Lösungen,...)

• • Alles soll bis Mai-MV auf den Weg gebracht sein.

• Zwischenschritt bis 22.3.: (3. März-Woche)
  • Entscheidung über Anforderungsprofil für das Portal
  • Klärung: Wie sieht der Ablauf im Portal aus?
  • zur MV: entweder Onlinegehen der Beta-Version oder Start einer Eigenprogrammierung
  • und: Präsentation erster Projektideen
  • Klären: Wie sieht die Betreuung des Portals aus (wer macht was) und wie die Bewerbung

-> next Step: Einrichtung einer Kleingruppe zur Vorbereitung der März-Entscheidung und Ausarbeitung eines Entwurfs zum Anforderungprofil

Arbeitspaket 1 bis 22.3.:

Anforderungsprofil-Entwurf als Grundlage für die Prüfung verschiedener Umsetzungsoptionen mit Darstellung dieser Optionen Diskussion des Entwurfs mit Communitys (So früh wie möglich auch in einer ersten Version online diskutierbar machen) (AG: Alex, Andreas, Jens, Sebaso)

Arbeitspaket 2 bis 22.2.:

Klären, wer wie wo wann und von wem angesprochen wird (SE/StaKo stößt das an)

Lösungsvorschläge zu Beteiligungsformen Communitys

Servicepaket

• • Umfrage "wie soll für Dich guter Service aussehen"
  • Community erstellt Erfahrungsberichte zu durchgeführten Projekten
  • Community evaluiert Komponenten des Servicepakets
  • Umfrage zu einem Beirat mit Beratungsfunktion
  • "Mehr Liebe"

Ideenportal

• • Appell an Communitys zu Vorschlägen für technische Plattform
  • Community beantwortet Frage "Welche Services/Support wollt Ihr beim Prozess?"
  • offene Ideensammlung, dann Gliederung, Gewichtung, Umfrage
  • Bitte, auf Seiten von Redaktionen und Portalen, das Ideenportal bei anderen Editoren bekannt zu machen
  • Informieren auf Wikimedia.de
  • gezielte Ansprache von Unterstützen
  • Anforderungskatalog zur Diskussion stellen
  • Communitymitglieder als Mentoren (Aufruf dazu)
  • Ideenberatung durch Communitymitglieder
  • Community beurteilt Antragsrelevanz

allgemein

• • Ergebnisse gut aufbereiten

Arbeitsgrundlage: Input zur Struktur und Schwerpunkten des FFWs

• Zielsetzung des FFWs
  • Aus der Vielzahl vorhandener oder ständig neu entstehender Ideen
  • durch Unterstützung und Community-Zusammenarbeite
  • mehr Ideen zur Anträgen bringen und
  • mehr Projekte zum erfolgreichen Abschluß führen
  • die Freies Wissen und die Wikimedia-Projekte unterstützen.

• Zielgruppe des FFWs
  • Antragsberechtigt sind insbesondere die Mitglieder der Wikimedia-Communitys,
  • aber darüber hinaus auch Personen und Organisationen außerhalb der Communitys, die einen Beitrag zu deren Unterstützung und zur Erstellung, Befreiung und Verbreitung Freien Wissens leisten wollen.

• Programm-Module
  • Ideenportal
  • Servicepaket
  • Entscheidungsportal
  • Projektumsetzung
  • Programmportal
  • + Strukturierung der Förderprogramme
  • + Infokampagnen
  • + intensive Einbeziehung der Communitys

• Strukturierung und Beschreibung der WMDE-Förderlandschaft
  • in Absprache mit den Wikimedia-Communitys eine klare und nachvollziehbare Strukturierung und Beschreibung der WMDE-Förderlandschaft
  • transparente inhaltliche und formale Abgrenzung zwischen den verschiedenen Förderinstrumenten bzw. um deren wechselseitige Verschränkung
  • klare Adressaten der einzelnen Programme

• WP:FÖ & Community@WMDE
  • Informationen zu den Förderprogrammen aufWP:FÖ
  • bewusst keine abschliessende Liste
  • Anfragen werden über community@wikimedia.de eingereicht

• “Wie fördern?” - Richtlinien mit den Communitys
  • Richtlinien mit den Communitys für die Communitys gestalten
  • vertrauensvolle Zusammenarbeit
  • offener Prozess
  • Community die Möglichkeit zur Schwerpunktsetzung, um Bedürfnisse zu berücksichtigen

• infos zu den Themen: “Verzahnung Förderprogramme, Ablauf Förderrichtlinien-Entwicklung als Beispielverfahren”:

• • siehe: https://de.wikipedia.org/wiki/Benutzer:Rebecca_Cotton_%28WMDE%29/Wie_F%C3%B6rdern
  • Förderrichtlinien des CB, als Arbeitswerkzeug des Team Communitys, wurden in einem kollaborativem Prozess mit der Community entwickelt
  • Offene Inputsammlung und Meinungssammlung auf der WikiCon und im Dezember/Januar auf der WP Seite
  • 17. Januar: Rebecca erstellt aus dem eingegangenen Input und ergänzend der aktuellen Förderpraxis eine Umfrage, in der Teilnehmende ihre Position zu den Vorschlägen einfach mit "Ja", "Nein" und weiteren Anmerkungen darstellen können.
  • 25./26.01 Workshop in der GS Berlin in dem gemeinsam mit den Anwesenden Community Mitgliedern aus der Umfrage ein Entwurf für die Förderrichtlinien erstellt wird.
  • Das Team Communitys macht einen internen Review, in dem sie prüfen, ob die Richtlinien so anwendbar sind und nimmt kleine Änderungen vor. (Bei grundlegenden Änderungen wäre dies wieder zusammen mit der Community geschehen).
  • Die Förderrichtlinien werden spätestens zum 07.03 veröffentlicht.
  • Das Team Communitys erstellt ein FAQ zu den Richtlinien, um sie zu erläutern, mit Beispielen anschaulicher zu machen, etc.
  • Review und ggf. Überarbeitung der Richtlinien in 2-3 Monaten, nach Bedarf (danach weitere Reviews und Überarbeitungen in regelmäßigen Abständen von 3-6 Monaten nach Bedarf)”

• Durchführung “in Rückkopplung mit den Communitys”
  • Programmentwicklung
  • Programmdurchführung
  • Programmweiterentwicklung
  • Projektunterstützung
  • Projektauswahl
  • Projektevaluation
  • ...

• Programmportal
  • „Programmportal“ zur Weiterentwicklung des Programms
  • Änderungsvorschläge sollen der Mitgliederversammlung vorgelegt werden
  • jährlich ein Bericht in schriftlicher Form an die Mitgliederversammlung
  • Weitergehende Beschlüsse zur Umsetzung trifft das Präsidium.

• Herausforderungen AG-Arbeit
  • unterschiedliche Hintergründe, Wünsche, Zeitkontingente
  • Entscheidungsverfahren und Gruppen
  • langfristiger Prozess (Projektdauer: bis zu 2 Jahren)
  • dauerhafte Weiterentwicklung

• Projektumsetzung
  • Die Umsetzung interessanter Projektideen soll umfassend unterstützt werden.
  • Dazu werden im auszubauenden Servicepaket vielfältige Angebote gemacht.
  • das Angebot einer professionellen (externen) Projektberatung
  • Projekte werden begleitend und nach ihrem Abschluss evaluiert, um daraus zu lernen

• Servicepaket
  • Ideenförderung und Antragstellung wird durch ein von der Geschäftsstelle organisiertes „Servicepaket“ unterstützt
  • in Kooperation mit den Communitys
  • z.B. zur Recherche verwandter Projekte, zur Suche nach Projektpartnern, zur realistischen Einschätzung von Ressourcen und Zeitplänen, zur Schulung

• Infokampagnen
  • Ausschreibung über mehr Kanäle als bisher
  • Mit Unterstützung der Communitys Kampagnen entwickeln, um mehr und andere potenzielle Ideengeber und Antragsteller zu finden als in der Vergangenheit
  • Vielfältige Formen der Ansprache zur Einwerbung vieler guter Ideen und Anträge
  • Wichtig: Erst Zielgruppen und Ziele der Infokampagnen festlegen und Produkt entwickeln, dann die Infokampagnen dazu

• Ideenportal
  • Ideen bereits in frühem Stadium veröffentlichen
  • Aufzeigen von konkreten Förderungsoptionen
  • Födern der Kooperation von Ideengeber, Antragsteller und Communitys
  • Auch für reine Ideengeber
  • Funktion einer Antragswerkstatt
  • Auch Face2Face-Treffen möglich

• Entscheidungsportal
  • Die Entscheidung über die Anträge wird in regelmäßigen Abständen per Community-Abstimmung getroffen.
  • online-basiertes Entscheidungsportal
  • Stimmberechtigt sind die Mitglieder der Communitys
  • Dies sind Personen mit einem Account der Wikipedia oder anderer Wikimedia-Projekte, die eine allgemeine Stimmberechtigung in Wikimedia-Projekten besitzen.