Wikiup:WikiCon-Handbuch/Konzeption
Konzeption
Ursprüngliche Zielgruppe und Ausweitung des Konzeptes
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Bevor das Team mit der konkreten Planung beginnt, sollte es sich die Frage stellen, welche Ziele es verfolgen möchte. Es ist hilfreich, sich den verschiedenen Möglichkeiten der Ausrichtung und der damit verbundenen Bedeutung in der Umsetzung bewusst zu sein.
Bei den vergangenen WikiCons haben die Teams unterschiedliche Ausrichtungen verfolgt. Wie im Kapitel Geschichte dargelegt, wurden in den letzten Jahren neben der ursprünglichen Zielgruppe Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte verstärkt die open-Communitys und allgemein die interessierte Bevölkerung angesprochen. Die Einbindung der Öffentlichkeit in der jüngeren Vergangenheit hat gezeigt, dass dies eine große Chance darstellt, um Interessierte an die Wikipedia heranzuführen. Interessierten konnte mittels Einführungskursen zur Mitarbeit in der Wikipedia die Funktionsweise der Wikipedia näher gebracht werden.
Die WikiCon ist als Veranstaltung der Wikipedia-Communitys entstanden und die meisten Teilnehmenden sind aktive Benutzer der Projekte. Daher ist es wichtig, dass sie sich mit ihren Themen im Programm wiederfinden. Die Öffnung des bisherigen Konzeptes hat 2016 bis 2018 gezeigt, dass dies möglich ist, ohne den ursprünglichen Charakter einer WikiCon aufgeben zu müssen.
Aktive der open-Bewegung verfolgen ähnliche Ziele wie die Wikipedia-Communitys. Sie setzen sich ebenfalls für offene Daten oder Freies Wissen ein. Einen Raum für den Austausch beider Gruppen zu schaffen kann somit bewirken, dass Ideen für neue gemeinsame Projekte entstehen.
Die Einbindung der aktiven Community lässt sich mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand umsetzen. Freiwillige, die nicht zu dieser Gruppe gehören, verfolgen dagegen in der Regel nicht die Kanäle der Wikipedia und ihnen muss das Konzept der Konferenz erst näher gebracht werden. Das Team sollte sich daher darüber im Klaren sein, dass die Einbindung dieser Gruppe und der damit verbundenen Kommunikation mehr Aufwand bedeutet.
Mit einer groben Vorstellung zur Ausgestaltung der WikiCon folgt als nächsten Schritt die Besichtigung von möglichen Veranstaltungsorten. Mit den örtlichen Gegebenheiten ergibt sich dann, welche Ideen umsetzbar sind. Nachdem eine Location gefunden wurde, kann das Konzept konkretisiert werden. Da das Budget begrenzt ist, stellen die Mietkosten bei der Auswahl ein entscheidendes Kriterium dar.
Lokale Kooperationen
Bei der Ausrichtung der WikiCon bietet es sich an, mit der jeweiligen Kommune zu kooperieren. Besonders erfolgreich erwies sich bisher die Zusammenarbeit in kleineren Städten. So sahen 2016 Kornwestheim und 2018 St. Gallen als gastgebende Städte die Konferenz der Wikipedia-Communitys als Bereicherung an. Die Stadt St. Gallen beispielsweise hat die WikiCon somit auch mit grosszügigen Bedingungen für die Durchführung der Konferenz unterstützt. In Großstädten gestaltet sich dies aufgrund der Vielzahl anderer Veranstaltungen als schwieriger. Zudem hat sich gezeigt, dass gerade in kleineren Städten die Lokalpresse Interesse hat, über die WikiCon zu berichten.
Städtische Museen, Bibliotheken oder das Stadtarchiv einzubinden, um dort Exkursionen für die Teilnehmenden anzubieten, bietet sich an. Auch kann eine längerfristige Zusammenarbeit bezüglich der Zugänglichmachung von Kulturgütern unter freier Lizenz und somit eine Einbindung in den Wikimedia Projekten angestrebt werden. Öffentlichkeitswirksam kann angestrebt werden, Persönlichkeiten aus Politik oder Gesellschaft für eine Eröffnungsrede oder Keynote-Vortrag zu gewinnen.
Förderantrag
Für eine Förderung durch WMDE ist es erforderlich, einen Förderantrag einzureichen. Wesentlicher Bestandteil ist die Dokumentation des Konzeptes. Bei der Aufstellung des benötigten Kostenplans unterstützt der Verein. So stellt WMDE die Zahlen und Erfahrungswerte der Vorjahre zur Verfügung.[1]
Der Ablauf zur Förderung einzelner Teilnehmender ist im Kapitel Teilnehmendenkoordination ausgeführt.
Veranstaltungsort und Terminfindung
Generelle Anforderungen an einen Veranstaltungsort sind eine Anbindung an die Bahn sowie Hotels in der näheren Umgebung, die idealerweise über etwa 150 Zimmer verfügen.
Aufgrund günstigerer Preise eignen sich kleinere Austragungsorte innerhalb einer Großregion oftmals besser als Zentren einer Großstadt. Tagungshotels sind aufgrund der räumlichen Anordnung und der zumeist höheren Preise weniger passend.
Eine Location sollte über mindestens fünf Veranstaltungsräume verfügen, darunter möglichst auch einen grossen Raum, in dem zur Eröffnung, zur Verleihung der WikiEule und für die Abschlussveranstaltung alle Platz finden. Wichtig ist auch eine stabile WLAN-Verbindung. Da Wikipedianerinnen und Wikipedianer bis in die späten Abendstunden einen Ort zum Austausch haben möchten, sollte bei der Locationbesichtigung auf die Öffnungszeiten geachtet werden. Zudem ist es wichtig darauf zu achten, dass Raum für soziale Treffpunkte vorhanden ist.
Die WikiCon hat sich in den letzten Jahren als Herbstveranstaltung etabliert. Zudem kann so auf die Wikimania und Ferientermine Rücksicht genommen werden. Um möglichst viele berufstätige Freiwillige erreichen zu können, findet die Konferenz an einem Wochenende statt.
