Benutzer:Webkoenigin/WorkforceManagement

Workforce-Management (WFM) ist eine ganzheitlich orientierte, technisch gestützte Managementmethode. Sie soll die erfolgskritische Ressource Personal so optimieren, dass die Erfordernisse im Unternehmen mit den rechtlichen Anforderungen und den Bedürfnissen von Kunden und Mitarbeitern in Einklang stehen. Vor allem in personalintensiven Branchen wird das WFM immer stärker genutzt, um geänderten Rahmenbedingungen wie Fachkräftemangel, demografischem Wandel oder stärkerer Arbeitszeitflexibilisierung zu begegnen.

Definition

Workforce-Management (WFM) ist das zentrale Steuer- und Controllinginstrument der betrieblichen Personalarbeit. Ein funktionierendes WFM stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt genügend richtig qualifizierte Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe und mit der passenden Ausstattung an Arbeitsmitteln zur Verfügung stehen. Dabei ist für den effizienten Personaleinsatz ein komplexes Set an Interessen zu berücksichtigen - von den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens über die Anliegen der Kunden bis hin zu den Mitarbeitern in unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen mit vielfältigen gesetzlichen, tariflichen und vertraglichen Aspekten.

Dabei werden flexible Arbeitszeiten und die direkte Beteiligung der Mitarbeiter immer wichtiger. Ein modernes WFM ermöglicht deshalb, dass Mitarbeiter im definierten Rahmen ihre Arbeitszeit eigenständig planen und ihre Ergebnisse dokumentieren. Das WFM arbeitet funktionsübergreifend. Das heißt, die in unterschiedlichen Funktionen beheimateten, personalbezogenen Aufgaben werden unternehmensweit geplant, umgesetzt und gesteuert.

Hintergrund

Die Rahmenbedingungen für Unternehmen haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Die Dauerkrise der 2000-er Jahre hat zu wirtschaftlichen Schwankungen geführt, die sich teils drastisch auf Auslastung und Ergebnisse ausgewirkt haben. Die dadurch erforderlichen Personalanpassungen verursachten Kostensteigerungen, die mit den herkömmlichen Ansätzen der Personalstrategie nicht zu vermeiden waren. Immer häufiger ergänzen Unternehmen Stammpersonal deshalb um Zeitarbeiter mit einem entsprechend höheren Aufwand bei Qualifizierung, Einarbeitung und Verwaltung . Zudem waren seitdem die Auswirkungen des demografischen Wandels erstmals zu spüren: Die Verknappung des Arbeitskräftepotenzials setzte ein. Dies führte zu einem spürbaren Fachkräftemangel, der die Mitarbeitermotivation und -bindung noch stärker in den Mittelpunkt rückte. Gleichzeitig verursacht die Beschäftigung von älteren Arbeitnehmern Mehraufwände: Die Anforderungen an einen altersgerechten Arbeitsplatz und das Skillset verändern sich. Zudem nahmen die Mobilität der Mitarbeiter und damit die Fluktuation zu.

Neben diesen sozio-demografischen Veränderungen kommt seit einiger Zeit ein gravierender Wandel im Leistungsverständnis der Mitarbeiter zum Tragen: Mitarbeiter wünschen sich heute flexiblere Arbeitszeiten, die ihren verstärkten Bedürfnissen nach Work-Life-Balance und besserer Vereinbarkeit von Familie und Beruf Rechnung tragen. Gerade jüngere Fachkräfte wünschen sich eine stärkere Beteiligung an Kommunikation und Prozessen. Sie wollen stärker mit ihren Anliegen gehört und als ganze Persönlichkeit wahrgenommen werden.

Dies führte dazu, dass die bisherigen bevorzugten Optimierungsstrategien wie Supply-Chain-Management (SCM), Produktionsplanungssysteme (PPS) und Enterprise-Resource-Planning (ERP) um neue, mitarbeiterzentrierte Lösungsstrategien zu ergänzen waren. Gerade personalintensive Branchen haben deshalb die Einführung von Workforce-Management-Systemen vorangetrieben. Im Gegensatz zur reinen Personaleinsatzplanung konzentriert sich das WFM nicht nur auf Produktivität und Wertschöpfung, sondern berücksichtigt gleichzeitig die hohen Erwartungen von Mitarbeitern und Kunden an das Unternehmen.

Bausteine

Beim Workforce-Management handelt es sich um ein strategisches Lösungsinstrument, das die bereichsübergreifende Optimierung von Personalprozessen ermöglicht. Die folgend genannten Elemente finden sich deshalb in jedem Workforce-Management-System wieder. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich jedoch nach Branche, Angebotsprogramm, Unternehmensprozessen und Ergebniserwartungen.

Die Bausteine im Überblick:

• Personalverwaltung mit Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Zeitwirtschaft (Auftragszeit, Anwesenheitsdokumentation)
• Personaleinsatz (auch im Support)
• Personalrekrutierung (Talentmanagement, Bewerberverwaltung)
• Personalentwicklung
• Personalaustritt, Personaltransfer
• Zutrittsberechtigungen
• Employee Self Service

Technologie

Das WFM verarbeitet komplexe Informationen aus den betroffenen Bereichen Produktion, Human Ressources und IT. Seine Aufgabe ist es, diese Informationen automatisiert zusammenzutragen, auszuwerten und Entscheidungsoptionen aufzuzeigen. Weil dieses Konzept relativ neu ist, existiert im Gegensatz zu etablierten Strategien wie Customer-Relationship-Management (CRM) oder Enterprise-Ressource-Management (ERP) noch keine flächendeckende Abdeckung mit spezialisierter Software. Das führt dazu, dass nicht alle Optimierungspotenziale ausgeschöpft werden, was wiederum in höheren (Personal-)kosten durch nicht bedarfsoptimierten Personaleinsatz resultiert.

Die Anforderungen an ein solches Workforce-Management-System sind dabei hoch: Neben zuverlässiger Effizienz gehören Transparenz, Anwenderfreundlichkeit und Mitarbeiter-Akzeptanz zu den wichtigen Erfolgskriterien. Deshalb ist der „Workflow-Employee-Self-Service“, ein Mitarbeiterinformationssystem, zentraler Bestandteil eines guten WFM-Systems. Ein definiertes Berechtigungsmanagement ermöglicht nicht nur den webbasierten Zugriff auf bestimmte Informationen, wie zum Beispiel Urlaubstage oder Zeitverbrauch, sondern auch deren Bearbeitung (unter Berücksichtigung weiterer Prozess-Schritte wie Urlaubsgenehmigung) und die Übernahme ins Zeitmanagement und in die Personaleinsatzplanung. Gerade die intensive Beteiligung der Mitarbeiter verlangt Lösungen für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. So kann die Beantragung von Fehlzeiten, das Einsehen von geplanten Zeiten und die Übersicht aller Zeitsalden zeitnah direkt am Arbeitsplatz des Mitarbeiters vorgenommen werden.