Wikiup:WikiCon-Handbuch/Team
Team
Teamfindung und -Zusammensetzung
Die Teamfindung geht in der Regel mit der Entscheidung über die Ausrichtungsregion einher. Es erleichtert die Absprachen und Zusammenarbeit, wenn die Beteiligten in einem Einzugsgebiet wohnen. Zudem ist es vorteilhaft, wenn sich ein Teammitglied vor Ort gut auskennt und über Kontakte zu möglichen Partnern aus Politik, Kultur, Wissenschaft, der open-Bewegung, Medien oder potentiellen Veranstaltungsorten verfügt. Die finale Gruppe hat sich in den letzten Jahren nach der Zusage über den Ort gefunden.
Die Hauptorganisierendengruppe sollten idealerweise aus vier bis fünf Personen bestehen. Diese Anzahl hat sich bei den bisherigen WikiCons als besonders effektiv herausgestellt. Die Freiwilligen sollen sich verbindlich dazu bereit erklären, über einige Monate hinweg auf die Ausrichtung der Konferenz hinzuarbeiten. Eine Gruppe profitiert von unterschiedlichen Charakteren mit verschiedenen Stärken und Hintergründen.
Die folgende Übersicht soll aufzeigen, wie eine ausgewogene Zusammensetzung eines Freiwilligenteams aussehen kann. Eine Person sollte sich für den Erfolg des Projekts und das Team verantwortlich fühlen. Ergänzend kann es zielführend sein, weitere Ehrenamtliche aus anderen Regionen einzubinden. So können Personen, die beispielsweise mit der Organisation einer WikiCon erfahren sind, oder Freiwillige, die in der open-Bewegung oder in Schwesterprojekten gut vernetzt sind, das Team sinnvoll ergänzen.
- Fähigkeiten aller Teammitglieder
- Teamfähigkeit und Kompromissbereitschaft
- Affinität zu freiem Wissen
- Stärken eines Teamverantwortlichen
- hohe soziale Kompetenz
- gute Vermittlungsfähigkeiten
- Fähigkeit, andere zu motivieren
- Stärken, die im Team vorhanden sein sollten
- gute Vernetzung in Wikipedia-Communitys
- gute Handhabung von MediaWiki
- gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
- Weitere hilfreiche Fähigkeiten, die optional im Team vorhanden sind
- Erfahrung im Projektmanagement
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
- Erfahrung im Umgang mit der Presse
- gute Vernetzung in Wikimedia-Schwesterprojekten
- gute Vernetzung in Politik, Kultur, Medien oder Wissenschaft
- gute Vernetzung in der open-Bewegung
Zusammenarbeit und Arbeitsmittel
Nachdem sich das Team gefunden hat, laden die Chapter zu einem Kick-off-Meeting ein. Bei diesem tauschen sich die Freiwilligen gemeinsam mit den Hauptamtlichen zu Ideen und Zielen aus. Erfahrungen bei der Organisation der vergangenen WikiCons werden weitergegeben. Die Rahmenbedingungen, Unterstützungsmöglichkeiten und Aufgabenverteilungen in der Zusammenarbeit werden geklärt. Für jedes der Hauptthemengebiete sollte sich ein Freiwilliger oder Hauptamtlicher bereit erklären, die Verantwortung zu übernehmen. Dieser sollte die Umsetzung der Aufgaben koordinieren und die Erfüllung überprüfen.
Wenn Klarheit über Inhalt und Umfang der Arbeitsgebiete herrschen, können anschließend die Absprachen, wer welche Aufgaben übernimmt, erfolgen. Die Hauptaufgabenfelder der Freiwilligen umfassen die Arbeitspakete Bewerbung in den Projekten, Kommunikation mit Teilnehmenden, die Programmplanung sowie die Helfendenkoordination.[1]
Bevor mit der Arbeit begonnen wird, sollte sich das Team mit WMDE auf gemeinsame Kommunikationsmedien und Arbeitsmittel einigen. Es ist hilfreich, sich auf wenige Kanäle zur Kommunikation untereinander zu beschränken. Der Nutzen neuer Tools sollte abgewogen werden, da die sinnvolle Verwendung eine Einarbeitung erfordert. Daher sollte jedes Team eine individuelle Lösung finden. Die Zugänglichkeit aller wichtiger Informationen an einem Ort erleichtert die Zusammenarbeit.
Es vereinfacht Absprachen, wenn komplexere Sachverhalte nicht schriftlich, sondern persönlich geklärt werden. Das Besprochene für alle nachvollziehbar festzuhalten, hat sich als hilfreich erwiesen.
In der Zusammenarbeit mit WMDE hat sich als Dateiablage Google Drive etabliert, da der Verein mit diesem Medium standardmäßig arbeitet und das kollaborative Arbeiten einfach möglich ist. In der Vergangenheit wurden von den Ehrenamtlichen unter anderem auch teaminterne Wikis verwendet.
Zur niederschwelligen Kommunikation hat sich besonders der Einsatz des Chattools Slack als effektiv erwiesen. Einfache Absprachen können getroffen und die Stimmung unter den Teammitgliedern leicht erfasst werden. Ein durchgehend niedrigschwelliger Kommunikationsfluss kann über Slack aufrecht erhalten werden. Für Themen, die ausführlich besprochen werden sollten, bieten sich weitere Kanäle wie Mailinglisten und insbesondere Telefonkonferenzen an.
Regelmäßige Telefonkonferenzen zwischen allen Hauptbeteiligten der Freiwilligen und der unterstützenden Chapter abzuhalten ist sinnvoll. Vom Beginn der Planungen bis etwa vier Wochen vor der Veranstaltung haben sich ein zwei wöchentlicher Rhythmus und ab dann wöchentliche Telefonkonferenzen bewährt. Die Verwendung des Telefonnetzes hat gegenüber der Internettelefonie den Vorteil, dass es in der Regel von jedem Ort aus genutzt werden kann.
Telefonkonferenzen müssen vorbereitet werden. Moderation und Protokollierung sollten im Vorfeld festgesetzt werden. Eine Person sollte darauf hinwirken, dass jedes Teammitglied die ihm wichtigen Punkte in die Agenda der nächsten Sitzung aufnimmt. Zur besseren Planung ist es hilfreich, Einladungen zu Terminen immer per Kalendereinladung zu versenden.
Projektstrukturpläne oder der Einsatz eines Gantt-Diagramms ermöglicht den Beteiligten einen Überblick der anstehenden Arbeitspakete und des erforderlichen zeitlichen Aufwands.[2]
Das Team kann erwägen, Projektmanagementtools einzusetzen, um Aufgaben übersichtlich darzustellen und um gemeinsame To-do-Listen zu pflegen. Möglichkeiten sind beispielsweise die Software-Lösungen wie Trello oder Microsoft Project.
Nachdem das Kick-off-Meeting stattgefunden und das Team mit der Arbeit an den Aufgabenfeldern begonnen hat, kann ein weiteres persönliches Treffen sinnvoll sein. Die in der Zwischenzeit aufgetretenen Fragen können hier gut geklärt und weitere Vorgehensweisen besprochen werden. Allgemein sollten persönliche Treffen in Erwägung gezogen werden, wenn umfangreiche Absprachen notwendig sind.
